Hạch toán BHXH giám đốc không hưởng lương theo quy định

Hạch toán BHXH giám đốc không hưởng lương là vấn đề được nhiều doanh nghiệp và kế toán quan tâm khi áp dụng các quy định mới về đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc. Theo Luật Bảo hiểm xã hội 2024, giám đốc doanh nghiệp thuộc nhóm người quản lý doanh nghiệp có thể phát sinh nghĩa vụ đóng BHXH khi đáp ứng điều kiện theo quy định. Bài viết dưới đây sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ cách hạch toán BHXH giám đốc không hưởng lương, tài khoản kế toán sử dụng, mức đóng BHXH và các lưu ý quan trọng theo Thông tư 99/2025/TT-BTC để hạn chế sai sót trong quá trình thực hiện.

Giám đốc doanh nghiệp có thuộc đối tượng đóng BHXH bắt buộc không?

 Có. Căn cứ theo điểm i khoản 1 Điều 2 Luật BHXH 2024, các đối tượng sau đây thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc: 

Người quản lý doanh nghiệp, kiểm soát viên, người đại diện phần vốn nhà nước, người đại diện phần vốn của doanh nghiệp theo quy định của pháp luật; thành viên Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc, thành viên Ban kiểm soát hoặc kiểm soát viên và các chức danh quản lý khác được bầu của hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã theo quy định của Luật Hợp tác xã có hưởng tiền lương.

Tuy nhiên, quy định này áp dụng đối với trường hợp các đối tượng trên có hưởng tiền lương.

Như vậy, không phải mọi trường hợp giám đốc doanh nghiệp đều mặc nhiên thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc. Doanh nghiệp cần căn cứ vào tình trạng thực tế như:

• Có quyết định hưởng lương hay không.
• Có phát sinh tiền lương làm căn cứ đóng BHXH hay không.
• Có thuộc nhóm người quản lý doanh nghiệp theo quy định hay không.

Đây là cơ sở quan trọng để kế toán xác định đúng nghĩa vụ và hạch toán BHXH giám đốc không hưởng lương trong doanh nghiệp.

Giám đốc không hưởng lương có phải đóng BHXH

Trường hợp giám đốc không hưởng lương là tình huống khá phổ biến tại nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là công ty nhỏ, công ty do chủ sở hữu trực tiếp điều hành.

Theo quy định tại Luật Bảo hiểm xã hội 2024, giám đốc doanh nghiệp thuộc nhóm người quản lý doanh nghiệp tham gia BHXH bắt buộc khi có hưởng tiền lương.

Do đó:

• Nếu giám đốc không hưởng tiền lương và không thuộc trường hợp phải tham gia BHXH bắt buộc thì doanh nghiệp không phát sinh nghĩa vụ đóng BHXH cho giám đốc.
• Nếu giám đốc có hưởng lương theo quyết định, hợp đồng hoặc hồ sơ quản lý nội bộ thì doanh nghiệp phải thực hiện đóng BHXH theo quy định.

Kế toán cần kiểm tra đầy đủ hồ sơ liên quan trước khi ghi nhận khoản chi phí BHXH, tránh trường hợp hạch toán khi chưa phát sinh nghĩa vụ thực tế.

Doanh nghiệp đóng BHXH cho giám đốc với mức bao nhiêu

Căn cứ khoản 1 Điều 34 Luật BHXH 2024, người sử dụng lao động hằng tháng đóng BHXH bắt buộc tính trên tiền lương làm căn cứ đóng của giám đốc (thuộc điểm i khoản 1 Điều 2) theo 2 mức: 

Quỹ bảo hiểm	Tỷ lệ doanh nghiệp đóng
Quỹ ốm đau và thai sản	3%
Quỹ hưu trí và tử tuất	14%
Tổng phần doanh nghiệp đóng	17%

Ngoài phần công ty đóng, giám đốc (người lao động) cũng đóng phần của mình theo tỷ lệ quy định tại Điều 33 Luật BHXH 2024 (8% vào quỹ hưu trí và tử tuất), được trừ thẳng vào lương. 

Ví dụ minh họa: Giám đốc có mức lương làm căn cứ đóng BHXH là 10.000.000 đồng/tháng, khi đó số tiền doanh nghiệp phải đóng: 10.000.000 x 17% là 1.700.000 đồng.

Kế toán thực hiện ghi nhận khoản này thông qua TK 3383 (Bảo hiểm xã hội).

Ví dụ hạch toán BHXH giám đốc trong doanh nghiệp

Giả sử:

• Giám đốc công ty có hưởng lương;
• Mức lương làm căn cứ đóng BHXH: 20.000.000 đồng/tháng;
• Doanh nghiệp chịu trách nhiệm đóng BHXH 17%.

Để hiểu rõ cách hạch toán, cùng MAN – Master Accountant Network theo dõi bảng dưới đây:

Bảng ví dụ hạch toán BHXH giám đốc theo quy định.

Thời điểm hạch toán	Nội dung nghiệp vụ	Định khoản kế toán	Số tiền
Khi trích khoản BHXH doanh nghiệp phải đóng	Ghi nhận chi phí BHXH phát sinh đối với giám đốc thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc	Nợ TK chi phí liên quan: 3.400.000 đồng Có TK 3383 (Bảo hiểm xã hội): 3.400.000 đồng	3.400.000 đồng
Khi doanh nghiệp nộp tiền BHXH cho cơ quan bảo hiểm	Thanh toán khoản BHXH đã trích, giảm nghĩa vụ phải trả trên TK 3383	Nợ TK 3383: 3.400.000 đồng Có TK 111/112: 3.400.000 đồng	3.400.000 đồng

Thông qua bảng trên, có thể thấy hạch toán BHXH giám đốc có hưởng lương được thực hiện theo hai bước chính: ghi nhận khoản BHXH phải đóng và thanh toán nghĩa vụ BHXH với cơ quan bảo hiểm. Việc theo dõi qua TK 3383 giúp doanh nghiệp quản lý chính xác khoản phải nộp, đồng thời đảm bảo số liệu kế toán phù hợp với quy định hiện hành.

Lưu ý: Ngoài BHXH, doanh nghiệp cũng cần hạch toán BHYT (TK 3384) và BHTN (TK 3386) tương tự, nếu giám đốc thuộc đối tượng tham gia các loại bảo hiểm này. Đây là phần cần thực hiện đầy đủ trong hạch toán BHXH và các khoản trích theo lương cho toàn bộ nhân sự.

Chi phí đóng BHXH cho giám đốc có được trừ khi tính thuế TNDN

Đây là điểm nhiều doanh nghiệp nhầm lẫn. Căn cứ khoản 2 Điều 9 Luật Thuế TNDN 2025, các khoản chi không được trừ bao gồm phần chi vượt mức quy định đối với:

• Chi có tính chất phúc lợi trực tiếp cho người lao động
• Khoản đóng góp bảo hiểm hưu trí bổ sung, mua bảo hiểm hưu trí tự nguyện, bảo hiểm nhân thọ cho người lao động.

Nguyên tắc áp dụng:

Trường hợp	Được trừ thuế TNDN
Đóng BHXH bắt buộc đúng tỷ lệ quy định (17%) cho giám đốc có hưởng lương	Có, nếu đủ điều kiện tại khoản 1 Điều 9.
Phần chi vượt mức phúc lợi do Chính phủ quy định	Không được trừ
Khoản chi không có hóa đơn, chứng từ hợp lệ	Không được trừ

Xem thêm: Hạch toán thuế TNCN của người lao động.

Những lưu ý khi hạch toán BHXH giám đốc

Để hạn chế sai sót trong quá trình kế toán, doanh nghiệp cần lưu ý:

• Kiểm tra quyết định bổ nhiệm giám đốc và hồ sơ liên quan.
• Xác định giám đốc có thuộc trường hợp hưởng lương hay không.
• Không tự động ghi nhận chi phí BHXH nếu chưa phát sinh nghĩa vụ đóng.
• Theo dõi riêng TK 3383 để quản lý số BHXH phải nộp.
• Lưu giữ đầy đủ chứng từ liên quan đến việc tính và đóng BHXH.

Việc xác định đúng đối tượng tham gia BHXH không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định pháp luật mà còn hạn chế rủi ro khi cơ quan quản lý kiểm tra.

Khi nào nên thuê kế toán dịch vụ?

Với doanh nghiệp vừa và nhỏ chưa xây dựng được bộ máy kế toán nội bộ, việc bám sát đồng thời Luật BHXH 2024, Thông tư 99/2025/TT-BTC và Luật Thuế TNDN 2025 là thách thức lớn. Chỉ một sai lệch trong tỷ lệ đóng hoặc bút toán hạch toán có thể dẫn đến truy thu thuế hoặc bị xử phạt vi phạm hành chính.

Sử dụng dịch vụ kế toán trọn gói hoặc thuê kế toán dịch vụ là giải pháp giúp doanh nghiệp:

• Hạch toán đúng từng nghiệp vụ phát sinh, bao gồm BHXH cho giám đốc
• Cập nhật kịp thời khi chính sách thay đổi mà không cần tự nghiên cứu
• Giảm thiểu rủi ro pháp lý trong quyết toán thuế cuối năm.

Kết luận

Việc hạch toán BHXH giám đốc cần được xác định dựa trên điều kiện tham gia BHXH bắt buộc theo Luật Bảo hiểm xã hội 2024, đặc biệt là yếu tố giám đốc có hưởng tiền lương hay không.

Trường hợp giám đốc thuộc diện phải đóng BHXH, doanh nghiệp thực hiện ghi nhận khoản phát sinh qua TK 3383 (Bảo hiểm xã hội) theo hướng dẫn tại Thông tư 99/2025/TT-BTC, đồng thời đảm bảo hồ sơ, chứng từ đầy đủ để phục vụ công tác kế toán và quyết toán thuế.

Việc cập nhật đúng quy định mới giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro sai sót trong hạch toán, kê khai BHXH và quản lý chi phí hợp lý.

Liên hệ MAN – Master Accountant Network để được hỗ trợ và tư vấn miễn phí!

Thông tin liên hệ MAN – Master Accountant Network

• Địa chỉ: Số 19A, Đường 43, Phường Tân Thuận, TP. Hồ Chí Minh
• Mobile/Zalo: 0903 963 163 – 0903 428 622
• Email: man@man.net.vn
• Google Business Profile: Xem Google Business Profile của MAN – Master Accountant Network 
• LinkedIn Founder: Xem hồ sơ LinkedIn của chuyên gia Lê Hoàng Tuyên 

Phụ trách sản xuất và kiểm duyệt nội dung chuyên môn bởi: Ông Lê Hoàng Tuyên – Sáng lập viên (Founder) & CEO MAN – Master Accountant Network. Ông là Kiểm toán viên CPA Việt Nam với hơn 30 năm kinh nghiệm sâu sắc trong lĩnh vực Kế toán, Kiểm toán, Thuế và Tư vấn Pháp lý doanh nghiệp.

Câu hỏi thường gặp về hạch toán BHXH giám đốc

Giám đốc công ty không hưởng lương có phải đóng BHXH không?

Không phải mọi trường hợp giám đốc đều phải đóng BHXH. Theo Luật BHXH 2024, giám đốc thuộc nhóm người quản lý doanh nghiệp tham gia BHXH bắt buộc khi có hưởng tiền lương theo quy định.

Công ty đóng BHXH cho giám đốc mức bao nhiêu?

Doanh nghiệp đóng BHXH bắt buộc cho giám đốc thuộc diện tham gia với tỷ lệ 17% trên mức tiền lương làm căn cứ đóng BHXH, gồm 3% quỹ ốm đau thai sản và 14% quỹ hưu trí tử tuất.

Có được đưa chi phí BHXH giám đốc vào chi phí quản lý doanh nghiệp không?

Trường hợp giám đốc tham gia quản lý, điều hành doanh nghiệp và khoản BHXH phát sinh liên quan đến hoạt động quản lý, doanh nghiệp có thể xem xét ghi nhận vào chi phí quản lý doanh nghiệp theo chính sách kế toán áp dụng. Tuy nhiên, việc ghi nhận cần dựa trên bản chất khoản chi, hồ sơ chứng minh và quy định kế toán hiện hành.