Thông tư 152/2025/TT-BTC hướng dẫn kế toán cho các hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh được ban hành ngày 31/12/2025, đánh dấu một bước ngoặt lớn trong việc chuẩn hóa quản lý tài chính cho khối hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh. Thông tư 152/2025/TT-BTC chính thức có hiệu lực từ ngày 01/01/2026, thông tư này chính thức thay thế Thông tư 88/2021/TT-BTC.
Nếu bạn là chủ hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh hoặc kế toán dịch vụ, việc nắm vững Thông tư 152/2025/TT-BTC là bắt buộc để đảm bảo tuân thủ pháp luật và tối ưu hóa quản lý thuế.
Đối tượng áp dụng và phạm vi điều chỉnh
Thông tư 152/2025/TT-BTC quy định về việc ghi sổ kế toán, lưu trữ tài liệu kế toán đối với:
- Hộ kinh doanh: Bao gồm tất cả các hộ đang hoạt động hoặc mới thành lập theo quy định.
- Cá nhân kinh doanh: Các cá nhân có phát sinh doanh thu từ sản xuất, kinh doanh dịch vụ.
Như vậy, từ 01/01/2026 thì tất cả hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh đều phải ghi sổ kế toán theo quy định Thông tư 152/2025/TT-BTC.
Điểm mới về Tổ chức công tác kế toán
Thông tư 152/2025/TT-BTC mang lại sự linh hoạt tối đa cho chủ hộ kinh doanh:
- Người trực tiếp làm kế toán: Người đại diện hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh có thể tự mình ghi sổ.
- Người thân: Cho phép bố trí cha, mẹ, vợ, chồng, con, anh chị em ruột làm kế toán cho hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh (trước đây có nhiều hạn chế hơn về tính độc lập).
- Kiêm nhiệm: Thủ kho, thủ quỹ, người mua bán tài sản có thể kiêm nhiệm làm kế toán.
- Thuê dịch vụ: Chủ hộ có quyền thuê các đơn vị kinh doanh dịch vụ kế toán chuyên nghiệp để thực hiện.
Sổ sách kế toán và lưu trữ tài liệu kế toán
Trên cơ sở quy định về hình thức ghi chép và quản lý kế toán, pháp luật cũng đặt ra những yêu cầu cụ thể đối với sổ sách kế toán và việc lưu trữ tài liệu kế toán của hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nhằm đảm bảo tính minh bạch và khả năng kiểm tra, đối chiếu khi cần thiết.
- Hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh có quyền chủ động lựa chọn hình thức lưu trữ hồ sơ kế toán. Theo đó, các tài liệu như hóa đơn, chứng từ kế toán, sổ sách kế toán… có thể được lưu giữ dưới dạng điện tử hoặc bản giấy, tùy điều kiện và phương thức quản lý của từng đơn vị.
- Thời gian bảo quản tài liệu kế toán đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh tối thiểu là 05 năm. Riêng đối với hóa đơn, việc lưu trữ phải tuân thủ thời hạn theo quy định của pháp luật thuế hiện hành.
- Bên cạnh các mẫu sổ kế toán được hướng dẫn tại Thông tư, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh được phép mở thêm sổ kế toán hoặc điều chỉnh biểu mẫu cho phù hợp với thực tế hoạt động. Các sổ kế toán bổ sung hoặc đã chỉnh sửa vẫn phải đảm bảo đầy đủ thông tin bắt buộc như: tên sổ, ngày tháng năm lập, họ tên, chữ ký của người đại diện hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh và đóng dấu (nếu có).
- Trường hợp hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử và được hệ thống quản lý thuế của cơ quan thuế hỗ trợ xác định nghĩa vụ thuế (bao gồm thuế GTGT, thuế TNCN và các khoản thuế khác nếu phát sinh) kèm theo thông báo số thuế phải nộp, thì người nộp thuế thực hiện ghi chép, theo dõi trên các mẫu sổ kế toán theo hướng dẫn tại Thông tư để phục vụ việc đối chiếu, kiểm soát số thuế phải nộp theo thông báo của cơ quan thuế.
Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thuộc đối tượng không chịu thuế GTGT, không phải nộp thuế TNCN
Trên cơ sở quy định chung về kế toán và nghĩa vụ thuế, nội dung dưới đây sẽ làm rõ các trường hợp hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thuộc đối tượng không chịu thuế giá trị gia tăng và không phải nộp thuế thu nhập cá nhân.
Trường hợp hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thuộc đối tượng không chịu thuế giá trị gia tăng, không phải nộp thuế thu nhập cá nhân
Trong trường hợp hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh thuộc diện không chịu thuế giá trị gia tăng (GTGT) và không phải nộp thuế thu nhập cá nhân (TNCN), cụ thể:
- Đối tượng áp dụng: Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu dưới 500 triệu đồng/năm.
- Sổ sách kế toán sử dụng: Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ (Mẫu số S1a-HKD).
Sổ này được lập nhằm theo dõi và phản ánh đầy đủ doanh thu phát sinh từ hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Dữ liệu ghi nhận trong sổ là căn cứ để cơ quan có thẩm quyền xác định hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có thuộc diện chịu thuế GTGT và nghĩa vụ nộp thuế TNCN theo quy định pháp luật về thuế hay không.
Trong trường hợp hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thực hiện kê khai doanh thu theo đúng quy định, sổ này còn đóng vai trò là công cụ quản lý nội bộ, giúp theo dõi, so sánh và đối chiếu số liệu doanh thu đã kê khai với thông tin do cơ quan thuế quản lý, qua đó đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong quá trình thực hiện nghĩa vụ thuế.
Phương pháp ghi sổ:
- Cột A: Ghi rõ ngày, tháng ghi sổ.
- Cột B: Ghi nhận và mô tả doanh thu phát sinh từ hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Đối với hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh, việc ghi chép có thể thực hiện theo từng giao dịch cụ thể khi phát sinh hoặc tổng hợp, ghi nhận theo từng kỳ phù hợp với phương thức quản lý và theo dõi doanh thu.
- Cột “Số tiền”: Ghi số tiền bán hàng hóa, dịch vụ.
Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thuộc đối tượng chịu thuế GTGT và phải nộp thuế TNCN
Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thuộc đối tượng chịu thuế GTGT và phải nộp thuế TNCN áp dụng phương pháp tính thuế theo tỷ lệ phần trăm (%) trên doanh thu, căn cứ vào quy mô hoạt động.
Trường hợp hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp thuế GTGT và thuế TNCN theo tỷ lệ phần trăm (%) trên doanh thu
Đối với trường hợp hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp thuế GTGT và thuế TNCN theo tỷ lệ phần trăm (%) trên doanh thu, pháp luật quy định rõ phạm vi áp dụng cũng như chế độ sổ sách, chứng từ kế toán cần thực hiện tương ứng. Cụ thể như sau:
- Đối tượng áp dụng: Nhóm hộ kinh doanh, cá nhân doanh có doanh thu năm từ 500 triệu – 3 tỷ.
- Chứng từ kế toán: Hóa đơn và các chứng từ xác định doanh thu.
- Sổ kế toán sử dụng: Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ (Mẫu số S2a-HKD).
Sổ này được sử dụng để theo dõi và ghi chép doanh thu từ hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được phân loại theo từng nhóm ngành nghề kinh doanh có cùng tỷ lệ (%) tính thuế GTGT hoặc cùng mức thuế suất áp dụng cho thuế TNCN.
Trong trường hợp hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh hoạt động ở nhiều lĩnh vực khác nhau, có thể mở sổ riêng cho từng nhóm ngành nghề đáp ứng cùng tỷ lệ % tính thuế GTGT hoặc cùng mức thuế suất thuế TNCN, nhằm đảm bảo việc quản lý doanh thu và nghĩa vụ thuế được chính xác, minh bạch.
Khi cơ quan thuế cung cấp dữ liệu về số thuế GTGT và thuế TNCN phải nộp, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh sử dụng sổ này làm căn cứ theo dõi, kiểm tra và đối chiếu số thuế thực tế phải nộp với thông tin do cơ quan thuế thông báo.
Phương pháp ghi sổ:
- Cột A, B: Ghi rõ số hiệu, ngày tháng của chứng từ.
- Cột C: Trình bày chi tiết doanh thu phát sinh từ hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ theo từng lĩnh vực kinh doanh có tỷ lệ % tính thuế GTGT giống nhau hoặc áp dụng cùng mức thuế suất khi xác định thuế TNCN, nhằm bảo đảm việc kê khai và tính thuế được chính xác, thống nhất theo quy định.
- Cột 1: Ghi nhận doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ theo từng ngành nghề nhằm làm căn cứ áp dụng cùng tỷ lệ % tính thuế GTGT hoặc cùng mức thuế suất thuế TNCN. Từ doanh thu đã xác định, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh tính số thuế GTGT, thuế TNCN phải nộp tương ứng cho từng nhóm ngành nghề. Dòng cuối cùng thể hiện tổng số thuế GTGT và thuế TNCN phải nộp.
Trường hợp hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp thuế GTGT theo tỷ lệ % trên doanh thu và thuế TNCN trên thu nhập tính thuế
Trong trường hợp hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh áp dụng phương pháp nộp thuế GTGT theo tỷ lệ % trên doanh thu và thuế TNCN trên thu nhập tính thuế, việc xác định đúng đối tượng thuộc diện áp dụng và chuẩn bị chứng từ kế toán hợp lệ là yếu tố then chốt để hạn chế rủi ro bị ấn định thuế hoặc truy thu khi cơ quan thuế kiểm tra.
- Đối tượng áp dụng: Nhóm hộ kinh doanh, cá nhân doanh có doanh thu năm từ 500 triệu – 3 tỷ lựa chọn phương pháp nộp thuế TNCN trên thu nhập tính thuế và hộ kinh doanh có doanh thu trên 3 tỷ.
- Chứng từ kế toán: Hóa đơn, Bảng kê mua hàng hóa (trường hợp bên bán không có hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng) và các chứng từ khác làm căn cứ xác định doanh thu, thu nhập tính thuế.
Hệ thống sổ sách kế toán
Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh sử dụng các sổ kế toán theo mẫu sau đây:
| Tên sổ kế toán | Ký hiệu mẫu | Mục đích |
| Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ | Mẫu số S2b-HKD | Theo dõi doanh thu để tính thuế GTGT và TNCN. |
| Sổ chi tiết doanh thu | Mẫu số S2c-HKD | Xác định thu nhập tính thuế TNCN. |
| Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa | Mẫu số S2d-HKD | Quản lý nhập – xuất – tồn kho hàng hóa. |
| Sổ chi tiết tiền | Mẫu số S2e-HKD | Theo dõi dòng tiền mặt và tiền gửi ngân hàng |
Hướng dẫn chi tiết cách ghi sổ và công thức tính
Thông tư 152/2025/TT-BTC quy định các công thức cụ thể để đảm bảo tính thống nhất trong việc xác định giá trị hàng hóa và thuế.
Phương pháp xác định giá
Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có trách nhiệm lập và ghi chép sổ theo dõi chi tiết đối với vật liệu, công cụ, sản phẩm và hàng hóa nhằm quản lý đầy đủ tình hình nhập kho, xuất kho và số lượng tồn.
Công thức tính giá xuất kho:
|
Đơn giá xuất kho = (Giá trị hàng tồn đầu kỳ + Giá trị hàng nhập trong kỳ) / (Số lượng hàng tồn đầu kỳ + Số lượng hàng nhập trong kỳ) |
Công thức xác định giá trị thành tiền:
- Nhập kho: Thành tiền nhập = Số lượng nhập x đơn giá mua.
- Xuất kho: Thành tiền xuất = Số lượng xuất x đơn giá xuất.
- Hàng tồn: Giá trị tồn cuối kỳ = Giá trị tồn đầu kỳ + Giá trị nhập trong kỳ – Giá trị xuất trong kỳ.
Hoạt động thuộc diện chịu các loại thuế khác (Sổ S3-HKD)
Đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh phát sinh hoạt động chịu các sắc thuế khác ngoài thuế GTGT và thuế TNCN như thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế tài nguyên, thuế bảo vệ môi trường hoặc thuế sử dụng đất, người nộp thuế phải mở và theo dõi bổ sung sổ theo dõi nghĩa vụ thuế tương ứng theo quy định.
Phương pháp ghi sổ:
- Cột A: Ghi ngày, tháng ghi sổ.
- Cột B: Ghi diễn giải nội dung nghiệp vụ phát sinh.
- Cột 1: Ghi lượng hàng hóa, dịch vụ chịu thuế.
- Cột 2: Ghi mức thuế tuyệt đối theo quy định của pháp luật về thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế bảo vệ môi trường.
- Cột 3: Giá tính thuế/01 đơn vị hàng hóa, dịch vụ thực hiện theo quy định của pháp luật về thuế.
- Cột 4: Ghi mức thuế suất theo quy định của pháp luật về thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế tài nguyên, thuế sử dụng đất.
- Cột 5: Thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt áp dụng phương pháp tính thuế theo tỷ lệ % (Cột 5 = Cột 1 x Cột 3 x Cột 4).
- Cột 6: Tính thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt áp dụng phương pháp tính thuế tuyệt đối (Cột 6 = Cột 1 x Cột 2).
- Cột 7: Tính thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt phải nộp (Cột 7= Cột 5+ Cột 6).
- Cột 8: Tính thuế bảo vệ môi trường phải nộp (Cột 8 = Cột 1 x Cột 2).
- Cột 9: Tính thuế tài nguyên phải nộp (Cột 9 = Cột 1 x Cột 3 x Cột 4).
- Cột 10: Tính thuế sử dụng đất phải nộp (Cột 10 = Cột 1 x Cột 3 x Cột 4).
Kết luận và khuyến nghị
Hệ thống sổ sách kế toán được hướng dẫn tại Thông tư 152/2025/TT-BTC có mức độ chi tiết cao, yêu cầu người thực hiện phải kiểm soát chặt chẽ việc phân loại doanh thu, chi phí và xác định giá vốn một cách chính xác. Mặc dù việc tự thực hiện có thể giúp hộ kinh doanh giảm chi phí ban đầu, nhưng nếu thiếu kinh nghiệm và hiểu biết chuyên sâu, nguy cơ sai lệch số liệu là rất lớn, kéo theo rủi ro bị cơ quan thuế ấn định nghĩa vụ thuế hoặc xử phạt do kê khai không đúng, nộp chậm.
Trong trường hợp hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh chưa am hiểu đầy đủ quy trình kế toán theo quy định mới hoặc gặp vướng mắc khi áp dụng các mẫu sổ kế toán điện tử, việc tìm đến sự hỗ trợ từ đơn vị chuyên môn là giải pháp an toàn và hiệu quả.
MAN – Master Accountant Network hiện cung cấp các dịch vụ hỗ trợ chuyên sâu như:
- Tư vấn xây dựng và chuẩn hóa hệ thống sổ sách kế toán theo đúng Thông tư mới nhất;
- Hỗ trợ kê khai và nộp thuế định kỳ, đảm bảo số liệu chính xác và phù hợp thực tế hoạt động;
- Giải đáp, xử lý các vấn đề liên quan đến hóa đơn, chứng từ và công tác hậu kiểm thuế.
Với sự đồng hành của MAN – đơn vị dịch vụ kế toán – kiểm toán – thuế giàu kinh nghiệm, chủ hộ kinh doanh có thể an tâm tập trung phát triển hoạt động kinh doanh cốt lõi, đồng thời đảm bảo hồ sơ kế toán – thuế luôn đầy đủ, minh bạch và sẵn sàng làm việc với cơ quan quản lý khi cần thiết.
Thông tin liên hệ MAN – Master Accountant Network
- Địa chỉ: Số 19A, đường 43, phường Tân Thuận, TP. Hồ Chí Minh
- Mobile/Zalo: 0903 963 163 – 0903 428 622
- Email: man@man.net.vn
Phụ trách sản xuất nội dung bởi: Ông Lê Hoàng Tuyên – Sáng lập viên (Founder) & CEO MAN – Master Accountant Network, Kiểm toán viên CPA Việt Nam với hơn 30 năm kinh nghiệm trong ngành Kế toán, Kiểm toán và Tư vấn Tài chính.
Ban biên tập MAN – Master Accountant Network
