Việc lập tờ khai khấu trừ thuế TNCN là nghĩa vụ bắt buộc đối với các tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập. Bước sang năm 2026, với những thay đổi mạnh mẽ về mức giảm trừ gia cảnh và biểu thuế lũy tiến, kế toán cần nắm vững quy trình để tránh các sai sót pháp lý. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn từng bước cách lập tờ khai khấu trừ thuế TNCN (Mẫu 05/KK-TNCN) một cách chuẩn xác nhất.
Tại sao cần lập tờ khai khấu trừ thuế TNCN đúng hạn?
Lập tờ khai khấu trừ thuế TNCN không chỉ là tuân thủ pháp luật mà còn giúp doanh nghiệp minh bạch hóa chi phí tiền lương và bảo vệ quyền lợi cho người lao động. Theo quy định tại Thông tư 80/2021/TT-BTC, ngay cả khi trong kỳ không phát sinh khấu trừ thuế, tổ chức chi trả vẫn phải thực hiện kê khai (trừ một số trường hợp đặc biệt).
Cập nhật mới 2026: Từ ngày 01/01/2026, mức giảm trừ gia cảnh cho bản thân đã tăng lên 15.5 triệu đồng/tháng và người phụ thuộc là 6.2 triệu đồng/tháng. Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến số liệu khi bạn lập tờ khai khấu trừ thuế TNCN.
Đối tượng nào phải lập tờ khai khấu trừ thuế TNCN?
Chi tiết đối tượng phải lập tờ khai khấu trừ thuế TNCN:
- Tổ chức, cá nhân trả thu nhập: Tất cả các doanh nghiệp, tổ chức chi trả thu nhập, bao gồm cả đơn vị phụ thuộc, chi nhánh, địa điểm kinh doanh tại tỉnh khác nơi trụ sở chính, nếu thực hiện khấu trừ thuế, phải lập tờ khai 05/KK-TNCN (theo tháng/quý).
- Doanh nghiệp khấu trừ thuế vãng lai: Chi trả các khoản thu nhập không ký hợp đồng lao động hoặc hợp đồng lao động dưới 3 tháng.
- Doanh nghiệp có chi nhánh khác tỉnh: Trụ sở chính chi trả lương thay cho chi nhánh/đơn vị phụ thuộc tại tỉnh khác thì trụ sở chính có trách nhiệm khấu trừ và kê khai.
- Tổ chức chi trả thu nhập từ các nguồn khác: Đầu tư vốn, chuyển nhượng chứng khoán, bản quyền, nhượng quyền thương mại, trúng thưởng,…
Mẫu số 05/KK-TNCN tờ khai thuế thu nhập cá nhân
Mẫu tờ khai thuế thu nhập cá nhân 05/KK-TNCN được quy định tại Thông tư 80/2021/TT-BTC và sử dụng cho các tổ chức, cá nhân có chi trả thu nhập từ tiền lương, tiền công. Tờ khai này được lập theo kỳ tháng hoặc quý, tùy thuộc vào phương pháp kê khai của bạn và áp dụng trong mọi trường hợp bao gồm cả khi có phát sinh khấu trừ thuế TNCN và khi không phát sinh khấu trừ thuế trong kỳ.
Hướng dẫn lập tờ khai khấu trừ thuế TNCN (Mẫu 05/KK-TNCN)
Nhằm hỗ trợ lập tờ khai khấu trừ thuế TNCN một cách chính xác và thuận tiện, dưới đây là phần hướng dẫn chi tiết cách kê khai theo Mẫu số 05/KK-TNCN. Nội dung này áp dụng cho các tổ chức, doanh nghiệp hoặc cá nhân có trách nhiệm chi trả thu nhập từ tiền lương, tiền công và thực hiện nghĩa vụ khai thuế theo quy định.
Bạn có thể tham khảo để đảm bảo việc lập và nộp tờ khai được đầy đủ, đúng biểu mẫu và hạn chế sai sót trong quá trình thực hiện.
Phần thông tin chung
Ở mục này, người nộp thuế cần kê khai đầy đủ các thông tin cơ bản liên quan đến kỳ tính thuế và đơn vị chi trả thu nhập. Đây là phần quan trọng giúp cơ quan thuế xác định đúng chủ thể kê khai, thời điểm phát sinh nghĩa vụ thuế cũng như tình trạng hồ sơ (kê khai lần đầu hay bổ sung). Khi điền, cần đối chiếu chính xác với giấy tờ pháp lý và thông tin đã đăng ký với cơ quan thuế để tránh sai sót. Cụ thể như sau:
- [01] Kỳ tính thuế: Ghi rõ thời gian kê khai theo tháng, năm hoặc theo quý, năm tương ứng với kỳ phát sinh nghĩa vụ thuế. Nếu lựa chọn khai theo tháng thì gạch bỏ phần “quý”; ngược lại, nếu khai theo quý thì gạch bỏ phần “tháng” để tránh nhầm lẫn.
- [02] Lần đầu: Tích dấu “X” vào ô tương ứng nếu đây là lần đầu tiên thực hiện kê khai cho kỳ tính thuế đó.
- [03] Bổ sung lần thứ: Trường hợp không phải kê khai lần đầu, ghi rõ số thứ tự của lần khai bổ sung (ví dụ: lần 1, lần 2…) theo thực tế điều chỉnh.
- [04] Tên người nộp thuế: Điền đầy đủ tên của tổ chức hoặc cá nhân chi trả thu nhập đúng theo thông tin trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Quyết định thành lập hoặc Giấy chứng nhận đăng ký thuế.
- [05] Mã số thuế: Ghi chính xác mã số thuế của tổ chức hoặc cá nhân trả thu nhập theo Giấy chứng nhận đăng ký thuế, Thông báo mã số thuế hoặc thẻ mã số thuế do cơ quan thuế cấp.
- [06], [07], [08] Địa chỉ: Cung cấp địa chỉ trụ sở chính đối với tổ chức theo đăng ký kinh doanh; đối với cá nhân, ghi địa chỉ thường trú theo CMND/CCCD đã đăng ký với cơ quan thuế. Thông tin cần đảm bảo trùng khớp với hồ sơ pháp lý.
- [09], [10], [11] Điện thoại, fax, email: Ghi đầy đủ các thông tin liên hệ của tổ chức hoặc cá nhân chi trả thu nhập để cơ quan thuế thuận tiện trao đổi khi cần thiết. Nếu không có thông tin fax hoặc email, có thể để trống.
- [12] Tên đại lý thuế (nếu có): Trường hợp ủy quyền cho đại lý thuế thực hiện kê khai, ghi rõ tên đại lý theo đúng thông tin trên Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc Quyết định thành lập.
- [13] Mã số thuế: Điền mã số thuế của đại lý thuế theo Giấy chứng nhận đăng ký thuế hoặc Thông báo mã số thuế do cơ quan thuế cấp.
- [14] Hợp đồng đại lý thuế: Ghi số hợp đồng và ngày ký kết giữa tổ chức, cá nhân trả thu nhập với đại lý thuế. Lưu ý hợp đồng phải còn hiệu lực tại thời điểm kê khai.
- [15] Phân bổ số thuế do có đơn vị hạch toán phụ thuộc tại địa bàn cấp tỉnh khác nơi đặt trụ sở chính: Đánh dấu “X” vào ô tương ứng nếu phát sinh trường hợp phải phân bổ nghĩa vụ thuế cho các đơn vị phụ thuộc ở tỉnh/thành khác.
Phần kê khai các chỉ tiêu trong bảng
Tại mục này, đơn vị chi trả thu nhập cần tổng hợp đầy đủ số liệu về người lao động, thu nhập chịu thuế và số thuế đã khấu trừ trong kỳ kê khai. Các chỉ tiêu được thiết kế theo từng nhóm đối tượng (cá nhân cư trú và không cư trú) nhằm đảm bảo việc xác định nghĩa vụ thuế thu nhập cá nhân chính xác, minh bạch. Cụ thể như sau:
- [16] Tổng số người lao động: Là tổng số cá nhân được tổ chức hoặc cá nhân chi trả thu nhập trong kỳ khai thuế, không phân biệt có phát sinh khấu trừ thuế hay không.
- [17] Cá nhân cư trú có hợp đồng lao động: Ghi nhận tổng số cá nhân cư trú ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên và được đơn vị chi trả thu nhập trong kỳ kê khai.
- [18] Tổng số cá nhân đã khấu trừ thuế: Được xác định bằng tổng của chỉ tiêu [19] và [20].
- [19] Cá nhân cư trú: Là số cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công đã bị khấu trừ thuế bởi tổ chức, cá nhân trả thu nhập trong kỳ.
- [20] Cá nhân không cư trú: Là số cá nhân không cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công đã được khấu trừ thuế trong kỳ khai thuế.
- [21] Tổng thu nhập chịu thuế (TNCT) trả cho cá nhân: Bằng tổng của chỉ tiêu [22] và [23].
- [22] Cá nhân cư trú: Là tổng thu nhập chịu thuế phát sinh từ tiền lương, tiền công và các khoản có tính chất tương tự tiền lương, tiền công mà đơn vị chi trả cho cá nhân cư trú trong kỳ.
- [23] Cá nhân không cư trú: Là tổng thu nhập chịu thuế từ tiền lương, tiền công và các khoản tương đương tiền lương, tiền công đã chi trả cho cá nhân không cư trú trong kỳ kê khai.
- [24] Tổng thu nhập chịu thuế từ tiền phí mua bảo hiểm nhân thọ, bảo hiểm không bắt buộc khác của doanh nghiệp bảo hiểm không thành lập tại Việt Nam cho người lao động: Là tổng giá trị khoản phí bảo hiểm nhân thọ và các loại bảo hiểm không bắt buộc có tích lũy do doanh nghiệp bảo hiểm nước ngoài (không thành lập tại Việt Nam) cung cấp, mà đơn vị đã mua cho người lao động và thuộc diện tính thuế.
- [25] Tổng thu nhập chịu thuế được miễn theo quy định của Hợp đồng dầu khí: Là phần thu nhập chịu thuế được miễn (nếu có) theo quy định riêng trong hợp đồng dầu khí.
- [26] Tổng thu nhập chịu thuế trả cho cá nhân thuộc diện phải khấu trừ thuế: Được xác định bằng chỉ tiêu [27] + [28].
- [27] Cá nhân cư trú: Là tổng thu nhập chịu thuế đã chi trả cho cá nhân cư trú thuộc diện phải khấu trừ thuế theo quy định trong kỳ.
- [28] Cá nhân không cư trú: Là tổng thu nhập chịu thuế đã chi trả cho cá nhân không cư trú thuộc diện phải khấu trừ thuế trong kỳ kê khai.
- [29] Tổng số thuế thu nhập cá nhân đã khấu trừ: Bằng tổng của chỉ tiêu [30] và [31]
- [30] Cá nhân cư trú: Là số thuế TNCN mà tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập đã khấu trừ của các cá nhân cư trú trong kỳ.
- [31] Cá nhân không cư trú: Là số thuế TNCN đã khấu trừ từ thu nhập chi trả cho cá nhân không cư trú trong kỳ.
- [32] Tổng số thuế TNCN đã khấu trừ trên tiền phí mua bảo hiểm nhân thọ, bảo hiểm không bắt buộc khác của doanh nghiệp bảo hiểm không thành lập tại Việt Nam cho người lao động: Là tổng số thuế TNCN đã khấu trừ đối với khoản phí bảo hiểm nhân thọ và các loại bảo hiểm không bắt buộc có tích lũy do doanh nghiệp bảo hiểm nước ngoài cung cấp cho người lao động.
Chỉ tiêu [32] được xác định theo công thức:
|
[32] = [24] x 10% |
Lưu ý: Cá nhân có ít nhất 1 tháng bị khấu trừ thuế TNCN thì các chỉ tiêu 26, 27, 28 được tính như sau:
- Chỉ tiêu [27] Cá nhân cư trú: Tổng thu nhập chịu thuế (TNCT) của lao động có ≥1 dòng thuế khấu trừ >0, và:
| Loại hợp đồng | Điều kiện |
| Hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên | Cá nhân cư trú |
| Hợp đồng lao động dưới 3 tháng hoặc không đăng ký | Cá nhân cư trú |
- Chỉ tiêu [28] Cá nhân không cư trú: Tổng TNCT của lao động có ≥1 dòng thuế khấu trừ >0, loại hợp đồng: không cư trú.
- Chỉ tiêu [26] Tổng TNCT trả cho cá nhân thuộc diện phải khấu trừ thuế bằng tổng 2 chỉ tiêu [27] và [28]
Thời hạn nộp tờ khai và tiền thuế TNCN
Cụ thể mốc thời hạn nộp tờ khai và tiền thuế TNCN như sau:
Thời hạn nộp tờ khai khấu trừ thuế TNCN
Căn cứ Điều 44, Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 ban hành ngày 13/06/2019, quy định về thời hạn nộp tờ khai như sau:
- Khai thuế theo tháng: Chậm nhất là ngày thứ 20 của tháng tiếp theo tháng phát sinh nghĩa vụ thuế (ví dụ: Hạn nộp tờ khai thuế tháng 2/2026 thì chậm nhất là ngày 20/03/2026).
- Khai thuế theo quý: Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu của quý tiếp theo quý phát sinh nghĩa vụ thuế đối với trường hợp khai và nộp theo quý. (Trường hợp rơi vào ngày lễ thì sẽ nộp vào ngày làm tiếp theo sau lễ)
Thời hạn nộp tiền thuế TNCN
Thời hạn nộp thuế thu nhập cá nhân chậm nhất là ngày cuối cùng của thời hạn nộp hồ sơ khai thuế.
Đối với trường hợp khai bổ sung hồ sơ thuế, thời hạn nộp thuế là thời hạn nộp hồ sơ khai thuế của kỳ tính thuế có sai, sót. (theo Khoản 1, Điều 55, Luật Quản lý thuế 38/2019/QH14).
Lưu ý:
- Khi phát hiện sai sót và cần khai bổ sung tờ khai quyết toán thuế TNCN, tổ chức hoặc cá nhân phải lập thêm tờ khai bổ sung theo mẫu 05/KK-TNCN cho từng tháng hoặc quý bị lỗi.
- Chỉ những tổ chức hoặc cá nhân có phát sinh chi trả thu nhập từ tiền lương, tiền công mới phải thực hiện khai thuế TNCN. Nếu không phát sinh khoản chi trả này, không cần nộp tờ khai thuế cho tháng/quý đó (theo Nghị định 126/2020/NĐ-CP và Công văn 2393/TCT-DNNCN).
Kết luận
Việc hiểu đúng và kê khai chính xác từng chỉ tiêu trên tờ khai thuế TNCN không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định pháp luật mà còn hạn chế tối đa rủi ro sai sót, truy thu và xử phạt về sau. Đặc biệt, các chỉ tiêu liên quan đến thu nhập chịu thuế và số thuế đã khấu trừ cần được rà soát kỹ lưỡng để đảm bảo số liệu khớp đúng giữa hồ sơ khai thuế và chứng từ thực tế.
Nếu bạn chưa tự tin trong quá trình tổng hợp, đối chiếu và quyết toán thuế thu nhập cá nhân, việc lựa chọn một đơn vị chuyên môn đồng hành sẽ giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu rủi ro đáng kể. Tham khảo ngay Dịch vụ quyết toán thuế để được hỗ trợ trọn gói, đúng quy định và tối ưu chi phí cho doanh nghiệp.
Thông tin liên hệ MAN – Master Accountant Network
- Địa chỉ: Số 19A, đường 43, phường Tân Thuận, TP. Hồ Chí Minh
- Mobile/Zalo: 0903 963 163 – 0903 428 622
- Email: man@man.net.vn
Phụ trách sản xuất nội dung bởi: Ông Lê Hoàng Tuyên – Sáng lập viên (Founder) & CEO MAN – Master Accountant Network, Kiểm toán viên CPA Việt Nam với hơn 30 năm kinh nghiệm trong ngành Kế toán, Kiểm toán và Tư vấn Tài chính.
Giải đáp thắc mắc về lập tờ khai khấu trừ thuế TNCN
Không phát sinh khấu trừ thuế TNCN có phải nộp tờ khai không?
heo quy định hiện hành áp dụng cho năm 2026, nếu trong kỳ có chi trả lương thì vẫn phải lập tờ khai khấu trừ thuế TNCN để báo cáo tổng thu nhập đã chi trả, trừ trường hợp doanh nghiệp thuộc diện được miễn kê khai theo quy định riêng của Luật quản lý thuế.
Mức phạt chậm nộp tờ khai năm 2026 là bao nhiêu?
Mức phạt có thể dao động từ 2 triệu đến 25 triệu đồng tùy vào thời gian chậm nộp. Vì vậy, việc chủ động lập tờ khai khấu trừ thuế TNCN đúng hạn là vô cùng quan trọng.
