Hạch toán chi phí du lịch cho nhân viên là bài toán khiến không ít kế toán loay hoay mỗi dịp cuối năm, khi doanh nghiệp tổ chức chuyến du lịch, nghỉ mát như một cách chăm lo đời sống tinh thần và giữ chân người lao động. Ngay sau khi hóa đơn được xuất, câu hỏi đặt ra là: khoản chi này có được tính vào chi phí hợp lý khi quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) không, và cần ghi sổ như thế nào cho đúng quy định?
Đây không phải là câu hỏi mới nhưng từ năm 2026, việc hạch toán chi phí du lịch cho nhân viên đã được quy định rõ ràng hơn tại Постановление 320/2025/ND-CP. Bài viết dưới đây sẽ giúp kế toán và chủ doanh nghiệp nắm được đầy đủ điều kiện, mức khống chế, cách định khoản và những lưu ý quan trọng để tránh bị loại chi phí khi cơ quan thuế thanh tra, quyết toán.
Chi phí du lịch cho nhân viên được quy định như thế nào theo pháp luật hiện hành?
Trước khi đi vào cách hạch toán chi phí du lịch, kế toán cần hiểu đúng bản chất của khoản chi này. Về mặt kế toán – thuế, chi phí du lịch cho nhân viên được xếp vào nhóm chi có tính chất phúc lợi trực tiếp cho người lao động, chứ không phải chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh thông thường.
Theo quy định tại điểm d khoản 4 Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP, nhóm chi phúc lợi này bao gồm nhiều khoản mục khác nhau, không chỉ riêng chi phí du lịch:
- Chi đám hiếu, hỷ của bản thân và gia đình người lao động;
- Chi nghỉ mát;
- Chi hỗ trợ điều trị khám bệnh, chữa bệnh;
- Chi hỗ trợ bổ sung kiến thức học tập tại cơ sở giáo dục, cơ sở hoạt động giáo dục nghề nghiệp;
- Chi hỗ trợ gia đình người lao động bị ảnh hưởng bởi thiên tai, dịch họa, tai nạn, ốm đau;
- Chi khen thưởng con của người lao động có thành tích tốt trong học tập;
- Chi hỗ trợ chi phí đi lại ngày lễ, tết cho người lao động;
- Chi bảo hiểm tai nạn, bảo hiểm sức khỏe, bảo hiểm tự nguyện khác cho người lao động (trừ một số trường hợp đặc thù);
- Và các khoản chi có tính chất phúc lợi khác.
Điểm mấu chốt cần ghi nhớ: Это nhóm chi phí có điều kiện. Không phải cứ doanh nghiệp bỏ tiền tổ chức du lịch cho nhân viên là toàn bộ số tiền đó mặc nhiên được tính vào chi phí hợp lý. Muốn được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế, khoản chi phải thỏa mãn các điều kiện về mức khống chế và chứng từ mà pháp luật quy định.
Chi phí du lịch có được tính vào chi phí hợp lệ khi tính thuế TNDN không?
Câu trả lời là Иметь nhưng không phải không giới hạn. Đây là điều đầu tiên và quan trọng nhất mà kế toán cần nắm khi thực hiện hạch toán chi phí du lịch cho doanh nghiệp.
Căn cứ điểm d khoản 4 Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP:
Các khoản chi có tính chất phúc lợi trực tiếp cho người lao động, trong đó có chi phí du lịch, chỉ bị loại khỏi chi phí được trừ đối với phần chi vượt mức quy định.
Nói cách khác, phần chi nằm trong mức khống chế vẫn được tính là chi phí hợp lý, hợp lệ như bình thường, chỉ phần vượt mức mới bị loại ra khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.
Đây là một quy định, cho phép doanh nghiệp chăm lo phúc lợi cho người lao động trong một giới hạn hợp lý mà vẫn đảm bảo được lợi ích về thuế.
Mức khống chế chi phí du lịch là bao nhiêu?
Theo quy định, tổng các khoản chi có tính chất phúc lợi cho người lao động không được vượt quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế của doanh nghiệp.
Đây là điểm mà rất nhiều kế toán dễ nhầm lẫn, vì mức khống chế này được tính chung cho toàn bộ nhóm chi phúc lợi, chứ không phải áp dụng riêng cho từng khoản mục như chi phí du lịch, chi đám hiếu hỷ hay chi khám chữa bệnh. Vì vậy, khi hạch toán chi phí du lịch, kế toán bắt buộc phải theo dõi đồng thời tất cả các khoản chi phúc lợi khác phát sinh trong năm để so sánh với mức trần chung, tránh trường hợp tính thiếu dẫn đến bị loại chi phí khi quyết toán.
Công thức xác định 1 tháng lương bình quân thực tế
Theo điểm d1 và d2 khoản 4 Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP, mức 1 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế được xác định như sau:
| Trương hợp | Công thức |
| Doanh nghiệp hoạt động đủ 12 tháng trong năm | 1 tháng lương bình quân thực tế = Quỹ tiền lương thực hiện trong năm ÷ 12 tháng |
| Doanh nghiệp hoạt động không đủ 12 tháng trong năm | 1 tháng lương bình quân thực tế = Quỹ tiền lương thực hiện trong năm ÷ Số tháng thực tế hoạt động trong năm |
Trong đó, quỹ tiền lương thực hiện được hiểu là tổng số tiền lương thực tế đã chi trả của năm quyết toán đó tính đến thời hạn cuối cùng nộp hồ sơ quyết toán theo quy định.
Важное примечание: Quỹ tiền lương thực hiện không bao gồm số tiền trích lập quỹ dự phòng tiền lương của năm trước mà doanh nghiệp chi trả trong năm quyết toán thuế.
Việc xác định đúng quỹ tiền lương thực hiện có ý nghĩa quyết định đến kết quả hạch toán chi phí du lịch, bởi nếu kế toán tính sai quỹ lương, mức khống chế sẽ bị lệch, kéo theo rủi ro loại chi phí hoặc xác định thiếu thuế TNDN phải nộp.
Điều kiện để hạch toán chi phí du lịch vào chi phí được trừ
Tổng hợp lại, để một khoản chi phí du lịch cho nhân viên được tính vào chi phí hợp lý khi quyết toán thuế TNDN, doanh nghiệp cần đáp ứng đồng thời hai điều kiện sau:
- Về mức khống chế: Tổng chi phí du lịch cộng dồn với các khoản chi phúc lợi khác trong năm không vượt quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế (tính theo công thức đã nêu ở trên).
- Về chứng từ: Все счета-фактуры и сопроводительные документы оформлены в соответствии с законом.
Chỉ cần thiếu một trong hai điều kiện này, phần chi phí du lịch tương ứng sẽ bị loại khi xác định thu nhập chịu thuế, dù bản chất khoản chi là có thật và hợp lý về mặt quản trị nhân sự. Vì vậy, vai trò của kế toán không chỉ dừng ở việc ghi sổ, mà còn phải chủ động theo dõi lũy kế chi phí phúc lợi theo từng tháng, quý để kiểm soát mức trần ngay từ khi phát sinh, thay vì đợi đến cuối năm mới rà soát.
Nếu doanh nghiệp chưa có nhân sự đủ am hiểu để cập nhật kịp thời các quy định này, việc tìm đến tư vấn dịch vụ kế toán từ đơn vị chuyên nghiệp sẽ giúp hạn chế đáng kể rủi ro sai sót khi quyết toán.
Hướng dẫn cách hạch toán chi phí du lịch cho nhân viên
Sau khi đã nắm rõ điều kiện, phần quan trọng tiếp theo là cách hạch toán chi phí du lịch trên sổ sách kế toán. Tùy theo cách thức tổ chức tài chính của từng doanh nghiệp, có hai tình huống phổ biến sau.
Hạch toán khi chi từ quỹ khen thưởng, phúc lợi
Nếu doanh nghiệp có trích lập quỹ khen thưởng, phúc lợi (theo dõi trên tài khoản 353: Quỹ khen thưởng, phúc lợi) và sử dụng nguồn quỹ này để chi trả chi phí du lịch cho nhân viên, kế toán ghi nhận:
- Nợ TK 3532: Quỹ phúc lợi
- Có TK 111, 112: Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng.
Trường hợp có phát sinh thuế GTGT đầu vào được khấu trừ (đối với các hóa đơn dịch vụ lữ hành, lưu trú hợp lệ), kế toán ghi nhận thêm phần thuế GTGT tương ứng theo nguyên tắc kế toán hiện hành, tùy vào việc khoản chi có đủ điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào hay không.
Hạch toán khi chi trực tiếp vào chi phí sản xuất kinh doanh
Đối với doanh nghiệp không trích lập quỹ khen thưởng, phúc lợi mà hạch toán trực tiếp chi phí du lịch vào chi phí trong kỳ, kế toán thường ghi nhận vào chi phí bán hàng hoặc chi phí quản lý doanh nghiệp.
- Nợ TK 641 (chi phí bán hàng) hoặc TK 642 (chi phí quản lý doanh nghiệp)
- Có TK 111, 112, 331 (tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, phải trả người bán).
Việc phân bổ vào TK 641 hay 642 cần căn cứ vào việc nhân viên tham gia chuyến du lịch thuộc bộ phận bán hàng, bộ phận quản lý hay bộ phận sản xuất trực tiếp, nhằm đảm bảo chi phí được ghi nhận đúng bản chất và đúng đối tượng chịu chi phí.
Theo dõi phần chi phí du lịch vượt mức khống chế
Đây là bước mà nhiều kế toán dễ bỏ sót khi hạch toán chi phí du lịch. Về mặt kế toán tài chính, toàn bộ chi phí du lịch thực chi vẫn được ghi nhận đầy đủ vào chi phí trong kỳ theo đúng số tiền thực tế phát sinh. Tuy nhiên, về mặt thuế TNDN, phần chi vượt quá mức 01 tháng lương bình quân thực tế (sau khi đã cộng dồn với các khoản phúc lợi khác) sẽ không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.
Do đó, khi lập tờ khai quyết toán thuế TNDN, kế toán cần thực hiện điều chỉnh tăng thu nhập chịu thuế đối với phần chi phí vượt mức này tại các chỉ tiêu điều chỉnh tương ứng trên tờ khai. Để chủ động kiểm soát, doanh nghiệp nên lập bảng tổng hợp chi phí phúc lợi lũy kế theo từng tháng hoặc từng quý, đối chiếu với mức khống chế được cập nhật dần theo quỹ tiền lương thực hiện, giúp việc hạch toán chi phí du lịch và quyết toán cuối năm được chính xác, nhanh gọn hơn.
Với những doanh nghiệp có nhiều khoản phúc lợi phát sinh song song, việc thuê dịch vụ kế toán ngoài từ các đơn vị chuyên trách, kinh nghiệm như MAN để được theo dõi và đối chiếu mức khống chế theo tháng thường giúp tiết kiệm thời gian và tránh bỏ sót số liệu hơn so với việc tự thực hiện thủ công.
Chứng từ cần chuẩn bị khi hạch toán chi phí du lịch
Bên cạnh điều kiện về mức khống chế, chứng từ hợp pháp là yếu tố bắt buộc thứ hai. Một bộ hồ sơ đầy đủ để chứng minh chi phí du lịch cho nhân viên là chi phí thực tế, hợp lý thường bao gồm:
- Hóa đơn hợp pháp của đơn vị cung cấp dịch vụ lữ hành, lưu trú, vận chuyển;
- Quyết định hoặc kế hoạch tổ chức du lịch, nghỉ mát của doanh nghiệp, thể hiện rõ đây là hoạt động phúc lợi tập thể cho người lao động;
- Danh sách nhân viên tham gia chuyến đi;
- Chứng từ thanh toán; đối với hóa đơn có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên, cần thanh toán không dùng tiền mặt để đảm bảo điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào (nếu có) theo quy định pháp luật về thuế hiện hành.
Cần đặc biệt lưu ý: Dù khoản chi phí du lịch nằm trong mức khống chế cho phép, nhưng nếu thiếu hóa đơn, chứng từ hợp pháp thì vẫn có nguy cơ bị cơ quan thuế loại toàn bộ khi thanh tra, kiểm tra quyết toán.
Ví dụ minh họa cách hạch toán chi phí du lịch thực tế
Để dễ hình dung, hãy cùng xem qua một ví dụ minh họa đơn giản (số liệu giả định) về cách hạch toán chi phí du lịch cho nhân viên:
Giả sử Công ty A hoạt động đủ 12 tháng trong năm tính thuế, có quỹ tiền lương thực hiện trong năm là 2.400.000.000 đồng.
- 01 tháng lương bình quân thực tế = 2.400.000.000 ÷ 12 = 200.000.000 đồng.
Trong năm, Công ty A phát sinh các khoản chi có tính chất phúc lợi như sau: chi phí tổ chức du lịch cho nhân viên là 150.000.000 đồng, chi đám hiếu hỷ là 40.000.000 đồng, chi hỗ trợ khám chữa bệnh là 30.000.000 đồng. Tổng cộng nhóm chi phúc lợi là 220.000.000 đồng.
So sánh với mức khống chế 200.000.000 đồng, phần chi vượt mức là 20.000.000 đồng. Như vậy, khi quyết toán thuế TNDN, Công ty A chỉ được tính vào chi phí được trừ tối đa 200.000.000 đồng trong tổng số 220.000.000 đồng đã chi, phần 20.000.000 đồng còn lại phải điều chỉnh tăng thu nhập chịu thuế.
Về mặt hạch toán chi phí du lịch cụ thể, giả sử Công ty A không trích quỹ khen thưởng, phúc lợi, toàn bộ 150.000.000 đồng chi phí du lịch sẽ được ghi nhận:
- Nợ TK 642: 150.000.000 đồng
- Có TK 112: 150.000.000 đồng
Trên sổ kế toán, khoản chi phí này vẫn được ghi nhận đầy đủ. Việc loại trừ phần vượt mức chỉ thực hiện tại thời điểm lập tờ khai quyết toán thuế TNDN, không làm thay đổi số liệu đã hạch toán trên sổ sách kế toán tài chính.
Заключить
Có thể thấy, việc hạch toán chi phí du lịch cho nhân viên không chỉ đơn thuần là ghi nhận một khoản chi trên sổ sách, mà đòi hỏi kế toán phải nắm chắc quy định pháp luật để xác định đúng phần chi phí được trừ khi tính thuế TNDN. Ba điểm cốt lõi cần ghi nhớ là:
- Chi phí du lịch được tính vào chi phí hợp lý nếu không vượt mức khống chế;
- Mức khống chế 01 tháng lương bình quân thực tế được tính chung cho toàn bộ nhóm chi phúc lợi chứ không riêng cho từng khoản mục;
- Và cuối cùng, phải hạch toán đúng tài khoản kèm theo bộ chứng từ hợp pháp, đầy đủ.
Nếu cần một giải pháp đồng bộ để xử lý trọn vẹn từ hạch toán đến kê khai, quyết toán thuế TNDN hằng năm, doanh nghiệp có thể tìm hiểu thêm полный пакет услуг по налоговому учету của MAN để được hỗ trợ xuyên suốt, an toàn và tiết kiệm thời gian.
Свяжитесь с MAN – Master Accountant Network để được hỗ trợ giải đáp và tư vấn miễn phí!
Контактная информация MAN – Сеть ведущих бухгалтеров
- Адрес: № 19А, улица 43, район Тан Туан, Хошимин
- Мобильный/Zalo: 0903 963 163 – 0903 428 622
- Электронная почта: man@man.net.vn
- Профиль компании в Google: Посмотреть профиль MAN – Master Accountant Network в Google Business Profile
- Основатель LinkedIn: Просмотрите профиль эксперта Ле Хоанг Туена на LinkedIn.
Ответственный за производство и профессиональную проверку контента: г-н. Ле Хоанг Туен – основатель и генеральный директор MAN – Master Accountant Network.Он является сертифицированным аудитором (CPA) Вьетнама с более чем 30-летним опытом работы в области бухгалтерского учета, аудита, налогообложения и корпоративного юридического консультирования.
