Không ít kế toán từng rơi vào tình huống như phát hiện một hóa đơn đã lập bị sai mã số thuế, sai số tiền, hoặc phải lập hóa đơn điều chỉnh do khách hàng trả lại hàng, được chiết khấu thương mại… nhưng lại lúng túng không biết nên đưa số liệu vào tờ khai của kỳ nào. Kê khai sai kỳ không chỉ khiến số liệu thuế giá trị gia tăng (GTGT), thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) bị lệch mà còn tiềm ẩn rủi ro bị cơ quan thuế truy thu, tính chậm nộp, thậm chí xử phạt vi phạm hành chính khi quyết toán.
Từ ngày 01/7/2026, câu hỏi hóa đơn điều chỉnh và thay thế kê khai kỳ nào đã có câu trả lời rõ ràng hơn theo hệ thống văn bản pháp luật mới. Luật Quản lý thuế 2025 (điểm a, b, c khoản 5 Điều 12), Nghị định 252/2026/NĐ-CP (Điều 12), Thông tư 89/2026/TT-BTC, Nghị định 181/2025/NĐ-CP, Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC. Bài viết dưới đây sẽ giúp kế toán hệ thống lại toàn bộ nguyên tắc xác định kỳ kê khai, quy trình lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế đúng chuẩn, cùng những lưu ý quan trọng để hạn chế tối đa sai sót.
Căn cứ pháp lý xác định hóa đơn điều chỉnh và thay thế kê khai vào kỳ nào theo quy định
Trước khi đi vào từng trường hợp cụ thể, kế toán cần nắm được toàn bộ khung pháp lý làm căn cứ áp dụng, bởi đây là hệ thống văn bản mới, có hiệu lực đồng thời từ 01/7/2026 và thay thế cho nhiều hướng dẫn trước đó:
- Luật Quản lý thuế 2025 – Quy định nguyên tắc chung tại điểm a, b, c khoản 5 Điều 12.
- Nghị định 252/2026/NĐ-CP – Hướng dẫn chi tiết tại Điều 12.
- Thông tư 89/2026/TT-BTC – Hướng dẫn thi hành liên quan đến kê khai thuế.
- Nghị định 181/2025/NĐ-CP – Văn bản liên quan đến quản lý hóa đơn, chứng từ.
- Nghị định 254/2026/NĐ-CP – Quy định về hóa đơn, chứng từ điện tử.
- Thông tư 91/2026/TT-BTC – Đặc biệt là Điều 10, quy định cụ thể quy trình xử lý hóa đơn điện tử có sai sót.
Việc đồng thời áp dụng nhiều văn bản khiến không ít kế toán, đặc biệt ở các doanh nghiệp vừa và nhỏ, dễ nhầm lẫn giữa các trường hợp. Do đó, để trả lời chính xác câu hỏi hóa đơn điều chỉnh và thay thế kê khai kỳ nào, nguyên tắc đầu tiên cần nắm là bản chất phát sinh của việc điều chỉnh hoặc thay thế quyết định kỳ kê khai, chứ không phải thời điểm lập hóa đơn điều chỉnh.
Nguyên tắc chung khi xác định kỳ kê khai
Theo quy định mới, có hai nhóm nguyên tắc lớn cần phân biệt rạch ròi:
| Критерии | Do sai sót | Do phát sinh sau giao dịch |
| Nguyên nhân | Sai thông tin trên hóa đơn đã lập | Trả lại hàng, chiết khấu thương mại, quyết toán, hoàn hoặc giảm phí, hủy hoặc chấm dứt giao dịch |
| Kỳ kê khai của người bán | Kỳ hóa đơn gốc (kê khai bổ sung) | Kỳ lập hóa đơn điều chỉnh |
| Kỳ kê khai của người mua | Kỳ hóa đơn gốc (kê khai bổ sung) | Kỳ nhận hóa đơn điều chỉnh |
Bảng trên là khung tổng quát, phần tiếp theo sẽ phân tích chi tiết từng trường hợp để kế toán áp dụng chính xác vào thực tế phát sinh tại doanh nghiệp.
Hóa đơn điều chỉnh và thay thế kê khai kỳ nào khi phát sinh do sai sót?
Trường hợp phổ biến nhất mà kế toán gặp phải là hóa đơn đã lập bị sai sót về thông tin, tức là hóa đơn gốc không phản ánh đúng bản chất giao dịch ngay từ đầu do lỗi ghi nhận. Đây có thể là sai mã số thuế người mua, sai tên hàng hóa, sai số tiền, sai thuế suất hoặc sai tiền thuế.
Đối với nhóm trường hợp này, nguyên tắc kê khai được quy định thống nhất cả người bán và người mua đều phải kê khai bổ sung vào kỳ khai thuế của hóa đơn gốc. Nói cách khác, dù hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế được lập ở thời điểm hiện tại, số liệu điều chỉnh vẫn phải quay về đúng kỳ tính thuế mà hóa đơn gốc đã được kê khai trước đó, thông qua hình thức kê khai bổ sung.
Cách xử lý này giúp đảm bảo bản chất giao dịch được phản ánh đúng tại đúng thời điểm phát sinh, tránh tình trạng lợi dụng việc điều chỉnh hóa đơn để dịch chuyển doanh thu, chi phí, số thuế phải nộp sang kỳ khác có lợi hơn.
Trường hợp ngoại lệ với hóa đơn đầu vào
Riêng đối với hóa đơn đầu vào, quy định có một điểm linh hoạt đáng chú ý mà kế toán cần đặc biệt lưu tâm:
- Nếu sai sót hoặc bỏ sót trên hóa đơn đầu vào chỉ làm thay đổi số thuế GTGT còn được khấu trừ chuyển kỳ sau, mà không làm tăng số thuế phải nộp hoặc không làm giảm số thuế được hoàn, thì doanh nghiệp được phép kê khai ngay tại kỳ phát hiện sai sót (kỳ hiện tại), thay vì phải quay về kỳ gốc.
Đây là điểm khác biệt quan trọng so với nguyên tắc chung, giúp giảm bớt gánh nặng thủ tục kê khai bổ sung cho những sai sót không làm ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế thực tế của doanh nghiệp. Tuy nhiên, kế toán cần đánh giá kỹ bản chất của sai sót trước khi áp dụng ngoại lệ này, chỉ áp dụng khi sai sót không tác động đến số thuế phải nộp hoặc số thuế được hoàn, còn lại vẫn phải tuân thủ nguyên tắc kê khai bổ sung về kỳ gốc như đã nêu ở trên.
Hóa đơn điều chỉnh và thay thế kê khai kỳ nào khi phát sinh sau giao dịch (không do sai sót)?
Khác với trường hợp sai sót, có nhiều tình huống hóa đơn điều chỉnh được lập không phải vì lỗi ghi nhận ban đầu, mà vì các sự kiện phát sinh sau khi giao dịch đã hoàn tất và hóa đơn gốc đã được lập đúng tại thời điểm đó. Các tình huống điển hình gồm:
- Trả lại hàng hóa đã mua hoặc bán.
- Chiết khấu thương mại phát sinh sau bán hàng.
- Quyết toán hợp đồng.
- Hoàn hoặc giảm phí dịch vụ.
- Hủy hoặc chấm dứt giao dịch.
Đối với nhóm trường hợp này, nguyên tắc kê khai hoàn toàn khác so với trường hợp sai sót, không có việc quay về kỳ gốc để kê khai bổ sung, mà mỗi bên kê khai độc lập theo thời điểm phát sinh thực tế của chính mình:
- Người bán kê khai tại kỳ lập hóa đơn điều chỉnh.
- Người mua kê khai tại kỳ nhận hóa đơn điều chỉnh.
Điểm cần lưu ý là kỳ kê khai của người bán và người mua trong trường hợp này có thể không trùng nhau, do thời điểm lập và thời điểm nhận hóa đơn điều chỉnh trên thực tế có thể lệch nhau
Например: Hóa đơn lập cuối tháng nhưng người mua nhận vào đầu tháng sau.
Đây chính là lý do vì sao việc phân biệt rạch ròi do sai sót hay do phát sinh sau giao dịch lại có ý nghĩa quyết định đến việc trả lời chính xác câu hỏi hóa đơn điều chỉnh và thay thế kê khai kỳ nào trong từng tình huống cụ thể của doanh nghiệp.
Quy trình xử lý hóa đơn đầu ra có sai sót theo Thông tư 91/2026/TT-BTC
Sau khi đã xác định được nguyên tắc kê khai, bước tiếp theo kế toán cần nắm vững là quy trình lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế đúng theo quy định tại Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC. Quy trình này áp dụng chung cho trường hợp hóa đơn đầu ra có sai sót, gồm 04 bước như sau.
Bước 1: Xác định sai sót trên hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử đã lập bị coi là sai sót khi có lỗi ở các nội dung:
- Mã số thuế;
- Tên hàng hóa;
- Quy cách;
- Chất lượng hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng thực tế;
- Số tiền ghi trên hóa đơn;
- Thuế thuế suất;
- Tiền thuê hoặc các nội dung bắt buộc khác (trừ một số trường hợp riêng được quy định tại điểm a khoản 1 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC).
Khi phát hiện các sai sót này, người bán có quyền lựa chọn giữa hai phương án là lập hóa đơn điều chỉnh hoặc lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập sai.
Bước 2: Lập văn bản thỏa thuận hoặc thông báo với bên mua
Tùy vào đối tượng người mua, cách xử lý sẽ khác nhau:
- Nếu người mua là tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh: Hai bên phải lập văn bản thỏa thuận, trong đó ghi rõ nội dung sai sót.
- Nếu người mua là cá nhân: Người bán phải thông báo cho người mua, hoặc thông báo công khai trên website của người bán (nếu có).
Văn bản thỏa thuận này phải được người bán lưu giữ tại đơn vị để xuất trình khi cơ quan thuế hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu kiểm tra.
Замечательный: Quy định cũng nêu rõ một số trường hợp không bắt buộc phải lập văn bản thỏa thuận, gồm: chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử theo Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử theo quy định tại điểm a.1 khoản 3 Điều 16 Nghị định 254/2026/NĐ-CP; chuyển cơ sở dữ liệu thông tin chi tiết giao dịch phát sinh theo Bảng thông tin chi tiết giao dịch quy định tại điểm a.2 khoản 3 Điều 16 Nghị định 254/2026/NĐ-CP; và hoạt động mua bán hàng hóa trên nền tảng thương mại điện tử, nền tảng số khác.
Bước 3: Lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế
Khi lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế, hóa đơn mới bắt buộc phải thể hiện rõ dòng chữ tham chiếu đến hóa đơn gốc:
Với hóa đơn điều chỉnh: ghi rõ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
Với hóa đơn thay thế: ghi rõ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
Việc thể hiện đầy đủ, chính xác thông tin tham chiếu này là căn cứ quan trọng để cơ quan thuế đối chiếu, đồng thời cũng là cơ sở để kế toán xác định đúng hóa đơn gốc khi thực hiện kê khai bổ sung (đối với trường hợp sai sót) hoặc kê khai theo kỳ lập hoặc nhận (đối với trường hợp phát sinh sau giao dịch).
Bước 4: Ký số và gửi hóa đơn điều chỉnh, thay thế
Cách thức ký số và gửi hóa đơn phụ thuộc vào loại hóa đơn điện tử doanh nghiệp đang sử dụng:
- Đối với hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế: Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh hoặc thay thế, sau đó gửi trực tiếp cho người mua.
- Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới, sau đó gửi cơ quan thuế để được cấp mã, rồi mới gửi cho người mua.
Ngoài ra, quy định còn cho phép một cơ chế xử lý gộp thuận tiện cho doanh nghiệp có khối lượng giao dịch lớn:
- Trường hợp trong tháng, người bán đã lập sai cùng thông tin về người mua, tên hàng, đơn giá, số lượng, thuế suất trên nhiều hóa đơn của cùng một người mua trong cùng tháng, người bán được lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế chung cho tất cả các hóa đơn sai đó, kèm theo bảng kê các hóa đơn điện tử đã lập sai theo Mẫu số 01/BK-ĐCTT tại Phụ lục III ban hành kèm Thông tư 91/2026/TT-BTC.
Những lưu ý quan trọng để tránh kê khai sai kỳ hóa đơn điều chỉnh, thay thế
Để hạn chế tối đa rủi ro khi xử lý các tình huống liên quan đến hóa đơn điều chỉnh và thay thế, kế toán nên xây dựng cho mình một quy trình kiểm soát nội bộ theo các bước sau:
- Xác định đúng bản chất phát sinh trước tiên: Hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế này xuất phát từ sai sót thông tin, hay từ sự kiện phát sinh sau giao dịch (trả hàng, chiết khấu, hủy hợp đồng…)? Đây là bước quyết định toàn bộ cách kê khai tiếp theo.
- Nếu là sai sót, mặc định kê khai bổ sung vào kỳ hóa đơn gốc trừ trường hợp ngoại lệ đối với hóa đơn đầu vào không làm tăng số thuế phải nộp hoặc giảm số thuế được hoàn, khi đó được kê khai tại kỳ phát hiện sai sót.
- Nếu là phát sinh sau giao dịch, người bán và người mua kê khai độc lập: Người bán theo kỳ lập hóa đơn điều chỉnh, người mua theo kỳ nhận hóa đơn điều chỉnh, không cần quay về kỳ gốc.
- Luôn chuẩn bị đầy đủ văn bản thỏa thuận hoặc thông báo với bên mua theo đúng quy định tại Bước 2 của quy trình xử lý hóa đơn sai sót, làm căn cứ pháp lý lưu trữ và xuất trình khi cần.
- Rà soát và nộp tờ khai bổ sung đúng thời hạn quy định để tránh phát sinh tiền chậm nộp hoặc bị xử phạt vi phạm hành chính về thuế khi cơ quan thuế thanh, kiểm tra.
Việc nắm chắc quy trình này không chỉ giúp kế toán trả lời chính xác câu hỏi hóa đơn điều chỉnh và thay thế kê khai kỳ nào trong từng nghiệp vụ cụ thể, mà còn góp phần giảm thiểu rủi ro pháp lý cho doanh nghiệp trong bối cảnh quy định về hóa đơn, chứng từ điện tử liên tục được cập nhật.
Với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, việc sử dụng полное бухгалтерское обслуживание là một giải pháp giúp đảm bảo mọi nghiệp vụ liên quan đến hóa đơn điều chỉnh, thay thế được xử lý và kê khai đúng kỳ, đúng quy định ngay từ đầu, hạn chế tối đa rủi ro bị truy thu hay xử phạt khi quyết toán.
Заключить
Tóm lại, để trả lời chính xác câu hỏi hóa đơn điều chỉnh và thay thế kê khai kỳ nào, kế toán cần bám sát hai nguyên tắc cốt lõi:
- Nếu là sai sót, kê khai bổ sung vào kỳ hóa đơn gốc (trừ ngoại lệ với hóa đơn đầu vào không ảnh hưởng số thuế phải nộp/được hoàn);
- Nếu là phát sinh sau giao dịch như trả hàng, chiết khấu, hủy hợp đồng, mỗi bên kê khai độc lập theo kỳ lập hoặc kỳ nhận hóa đơn điều chỉnh.
Song song đó, việc tuân thủ đúng quy trình 4 bước lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế theo Thông tư 91/2026/TT-BTC sẽ giúp doanh nghiệp vừa đảm bảo tuân thủ pháp luật, vừa hạn chế tối đa rủi ro khi quyết toán và thanh, kiểm tra thuế. Trong bối cảnh quy định mới chính thức có hiệu lực từ 01/7/2026, kế toán nên chủ động cập nhật, rà soát lại quy trình xử lý hóa đơn sai sót tại doanh nghiệp mình càng sớm càng tốt.
Nếu doanh nghiệp chưa có bộ phận kế toán chuyên trách đủ mạnh để theo sát các quy định mới này, giải pháp thuê kế toán ngoài sẽ giúp việc xác định hóa đơn điều chỉnh và thay thế kê khai kỳ nào luôn chính xác, kịp thời, đồng thời tiết kiệm đáng kể chi phí vận hành so với việc duy trì một bộ phận kế toán nội bộ.
Свяжитесь с MAN – Master Accountant Network để được hỗ trợ và tư vấn chuyên sâu!
Контактная информация MAN – Сеть ведущих бухгалтеров
- Адрес: Số 19A, Đường 43, Phường Tân Thuận, TP. Hồ Chí Minh
- Мобильный/Zalo: 0903 963 163 – 0903 428 622
- Электронная почта: man@man.net.vn
- Google Business Profile: Xem Google Business Profile của MAN – Master Accountant Network
- LinkedIn Founder: Xem hồ sơ LinkedIn của chuyên gia Lê Hoàng Tuyên
Phụ trách sản xuất và kiểm duyệt nội dung chuyên môn bởi: Ông Lê Hoàng Tuyên – Sáng lập viên (Founder) & CEO MAN – Master Accountant Network. Ông là Kiểm toán viên CPA Việt Nam với hơn 30 năm kinh nghiệm sâu sắc trong lĩnh vực Kế toán, Kiểm toán, Thuế và Tư vấn Pháp lý doanh nghiệp.
Giải đáp thắc mắc về hóa đơn điều chỉnh và thay thế kê khai kỳ nào
Trường hợp này được kê khai bổ sung vào kỳ khai thuế của hóa đơn gốc, áp dụng đồng thời cho cả người bán và người mua.
Đây thuộc trường hợp phát sinh sau giao dịch, không phải sai sót. Người bán kê khai tại kỳ lập hóa đơn điều chỉnh; người mua kê khai tại kỳ nhận hóa đơn điều chỉnh.
Không bắt buộc trong mọi trường hợp. Nếu sai sót hoặc bỏ sót chỉ làm thay đổi số thuế GTGT còn được khấu trừ chuyển kỳ sau, không làm tăng số thuế phải nộp và không làm giảm số thuế được hoàn, doanh nghiệp được kê khai ngay tại kỳ phát hiện sai sót.
Áp dụng từ ngày 01/7/2026, theo Luật Quản lý thuế 2025, Nghị định 252/2026/NĐ-CP, Thông tư 89/2026/TT-BTC, Nghị định 181/2025/NĐ-CP, Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC. Hóa đơn điều chỉnh và thay thế kê khai kỳ nào nếu do sai sót thông tin người mua?
Hóa đơn điều chỉnh do trả lại hàng thì kê khai kỳ nào?
Hóa đơn đầu vào sai sót có bắt buộc kê khai lại kỳ gốc không?
Quy định về kỳ kê khai hóa đơn điều chỉnh, thay thế áp dụng từ khi nào?
