В цифровую эпоху 2026 года сбор и классификация оригиналов документов перестали быть просто административной задачей и стали краеугольным камнем управления финансовыми рисками и соблюдения налогового законодательства для предприятий. Под влиянием Циркуляра 99/2025/TT-BTC и всеобъемлющей системы электронного выставления счетов любые ошибки в оригиналах документов могут привести к отказу в вычете расходов, налоговой задолженности и бухгалтерским штрафам. В данной статье, с точки зрения главного бухгалтера с 30-летним опытом работы, будет представлен углубленный анализ стратегии сбора и классификации оригиналов документов в 2026 году, начиная от контроля транзакций в точке их происхождения и научной классификации в соответствии со стандартами цифровых данных, до создания надежной «юридической защиты» перед каждой налоговой проверкой и расчетом.
Что такое оригиналы документов?
Оригиналы документов представляют собой первоначальные бухгалтерские свидетельства, отражающие экономическую и финансовую транзакцию, которая состоялась и была завершена. Они составляются в момент совершения транзакции и служат непосредственной правовой основой для отражения в бухгалтерских книгах и уплаты налогов.
Основные характеристики оригинальных документов
Документ считается действительным оригиналом, если он соответствует следующим критериям:
- Первое событие, когда совершается транзакция.
- Точно отразить содержание, стоимость и предмет сделки.
- В нем присутствуют все необходимые юридические элементы (дата, подпись/цифровая подпись, налоговый код, содержание и т. д.).
- Она служит непосредственной основой для подготовки бухгалтерских документов.
Важность оригинальных документов в 2026 году
Согласно Закону о бухгалтерском учете 2015 года и последним руководящим указаниям Циркуляра 99/2025/TT-BTC, бухгалтерские документы представляют собой бумаги и носители информации, отражающие экономические и финансовые операции, которые имели место и были завершены, и служат основой для отражения в бухгалтерских книгах. Из них оригиналы документов являются основным юридическим доказательством, не подлежащим агрегированию или преобразованию данных.
Почему сбор и классификация оригинальных документов станут критически важными в 2026 году? Это связано с широким распространением электронных счетов-фактур, генерируемых кассовыми аппаратами, и цифровых документов с уникальными идентификаторами. Управление больше не будет сводиться к «сбору бумажных счетов-фактур», а будет заключаться в обеспечении целостности цифровых данных.
Сегодня многие бухгалтеры по-прежнему допускают ошибку, собирая разрозненные документы, что приводит к ситуациям, когда «счета-фактуры существуют, но сделки не являются подлинными», или документы устарели. Это самая большая лазейка, из-за которой предприятия подвергаются налоговым проверкам.
Сбор оригинальных документов: искусство контроля через «входной шлюз».
Это решающий первый шаг в определении качества всей системы бухгалтерского учета. Надлежащий процесс сбора и классификации оригинальных документов должен начинаться сразу после совершения экономической операции.
Различение оригиналов документов и журнальных записей.
Во избежание путаницы в процессе сбора, классификации и учета бухгалтерским учетом необходимо четко различать первичные документы и бухгалтерские проводки. На самом деле, многие ошибки в налоговом учете возникают из-за того, что у предприятий имеются полные бухгалтерские проводки, но отсутствуют или имеются неверные действительные первичные документы, что приводит к отклонению расходов. Приведенная ниже таблица поможет прояснить основные различия между этими двумя типами документов с точки зрения их юридической природы, времени создания и роли в системе бухгалтерского учета.
| Критерии | Оригиналы документов | Журнальный ваучер |
| Природа | Первоначальные юридические доказательства | Бухгалтерские инструменты |
| Время создания | Когда происходит транзакция | После получения оригиналов документов |
| Юридическая ценность | Высший | Зависит от исходного документа. |
| Например | Счет-фактура, складская накладная | Бухгалтерские ваучеры, бухгалтерские проводки |
Оригиналы документов играют основополагающую роль и обладают наивысшей юридической ценностью во всей системе бухгалтерского учета, в то время как бухгалтерские проводки являются лишь инструментами учета и агрегирования данных. Любые ошибки или упущения в оригиналах документов не могут быть «компенсированы» бухгалтерскими проводками, независимо от полноты бухгалтерских записей. Поэтому предприятиям необходимо уделять первостепенное внимание строгому контролю за сбором и классификацией оригиналов документов с момента совершения транзакции, чтобы защитить достоверность расходов и минимизировать риски при аудитах и налоговых расчетах.
Примеры оригинальных документов:
- Электронный счет-фактура (XML-файл является официальным оригиналом)
- Квитанция о получении и оплате
- Складская накладная, накладная на отгрузку со склада
- Протокол передачи и приемки
- Экономический договор, дополнение к договору
- Уведомление о списании/зачислении средств с банковского счета
- Табели учета рабочего времени, расчет заработной платы, трудовые договоры
Список необходимых документов для каждой сделки
Для эффективного сбора и систематизации оригинальных документов необходимо их четко сгруппировать:
- Группа валют: Квитанции, платежные поручения и дебетовые/кредитные уведомления должны содержать достаточное количество цифровых или рукописных подписей в зависимости от формата.
- Группа закупок/продаж: электронные счета-фактуры в соответствии с Указом 123 и информация, полученная из системы Главного налогового управления. Обратите внимание, что для того, чтобы счета-фактуры, выданные через кассовый аппарат (POS), считались действительными, они должны содержать код налогового органа.
- Группа по вопросам труда: Помимо ведомостей заработной платы, необходимо собирать электронные данные о посещаемости и электронные трудовые договоры для обеспечения точности и согласованности данных.
Профессиональный процесс сбора данных
Ниже представлен трехэтапный процесс, гарантирующий, что ни один документ не будет пропущен или окажется неточным:
- Уровень 1 (В пункте отправления): Сотрудники отдела продаж или склада должны немедленно передать документы по завершении транзакции.
- Уровень 2 (юридическая проверка): специалисты по учету платежей проверяют действительность цифровых подписей, QR-кодов и операционного статуса поставщика на налоговом портале.
- Уровень 3 (Подтверждение): Главный бухгалтер или менеджер по бухгалтерскому учету подписывает данные, официально внося их в бухгалтерский процесс.
Подробнее: Процесс бухгалтерского учета
Классификация оригинальных документов: Наука о профессиональном управлении документами
После сбора документов следующим шагом в их сборе и классификации является систематизация и размещение в отсеках для хранения.
Классификация по функциям
Для обеспечения прозрачности и упрощения проверки при необходимости предоставления налоговых разъяснений, классифицируйте документы в соответствии с их фактическим назначением.
- Исполнительные документы: Используются для подтверждения совершения сделки (счета-фактуры, складские расписки).
- Заказные документы: Используются для оформления распоряжений на исполнение (платежные поручения, распоряжения на отгрузку).
- Процедурные документы: Используются для заполнения бухгалтерских записей (график распределения амортизации).
Классификация по форме
В 2026 году она будет разделена на две основные ветви:
- Физические документы: старые или специализированные записи, которые еще не оцифрованы (требуют физического хранения).
- Документы, управляемые данными: XML- и PDF-файлы с цифровыми подписями. Примечание: XML-файл представляет собой оригинальный юридический документ; PDF-файл — только его демонстрационная версия.
Перед урегулированием налоговых вопросов проверьте соответствие законодательству.
При сборе и классификации оригиналов документов проверка имеет решающее значение. «Чистый» оригинал документа в 2026 году должен соответствовать следующим критериям:
- Полнота: Содержит все 7 обязательных элементов, предусмотренных статьей 16 Закона о бухгалтерском учете.
- Требования к соответствию: к счету-фактуре на покупку на сумму 1 миллиард VND должен прилагаться соответствующий акт приемки и расписки со склада. В случае отсутствия хотя бы одного из этих документов, данная сумма, скорее всего, будет отклонена при проведении аудита.
- Своевременность: Документы должны быть подготовлены незамедлительно после совершения сделки. Задержки в подготовке могут повлечь за собой штрафы в размере от 3 до 5 миллионов донгов за каждый документ в соответствии с правилами административного штрафования.
Хранение и консервация в соответствии с Циркуляром 99/2025/ND-CP и штрафы за нарушения.
Процесс сбора и классификации оригинальных документов по-настоящему завершается только тогда, когда документы помещаются в надежный архив. Однако наибольший риск заключается не только в потере данных, но и в очень серьезных административных штрафах, если предприятия пренебрегают этим этапом.
Правила хранения
Для обеспечения доступности документации для аудита и специализированных проверок предприятия должны строго соблюдать следующие сроки и технические стандарты ведения документации:
- Срок хранения: по-прежнему составляет 5 лет (административные документы), 10 лет (бухгалтерские документы, финансовые отчеты) и бессрочно (документы, имеющие важное значение для безопасности, обороны и конкретных экономических вопросов).
- Стандарты электронного архивирования: необходимо обеспечить доступность. Я рекомендую предприятиям использовать систему электронного архивирования с возможностью многоточечного резервного копирования.
Штрафы за нарушения, связанные с хранением и консервацией.
Для обеспечения строгого сбора и классификации оригинальных документов бухгалтеры должны быть осведомлены о следующих санкциях:
За следующие действия будут налагаться штрафы в размере от 5 000 000 до 10 000 000 донгов:
- Бухгалтерские документы хранятся не в полном объеме, как того требуют правила.
- Ненадлежащее хранение бухгалтерских документов приводит к их повреждению или потере в течение установленного срока хранения.
- Использование бухгалтерских документов, срок хранения которых не установлен.
За следующие действия будут налагаться штрафы в размере от 10 000 000 до 20 000 000 донгов:
- Утилизируйте бухгалтерские документы до истечения срока хранения, установленного Законом о бухгалтерском учете.
- Несоздание совета по уничтожению документов и ненадлежащее уничтожение документов после истечения срока их хранения.
Примечание: Если такое поведение приведет к фальсификации финансовой отчетности или потере налоговых поступлений, предприятие также столкнется с очень высокими штрафами за несвоевременную уплату налогов и другие нарушения (обычно это сумма недоплаченных налогов).
Заключение и рекомендации
В условиях ужесточения требований к бухгалтерскому и налоговому законодательству с 2026 года сбор и классификация оригинальных документов перестали быть просто процедурной задачей и превратились в стратегию управления финансовыми рисками для бизнеса. Хорошо организованная система документооборота с момента создания документов поможет предприятиям заблаговременно подготовиться к аудитам, защитить законные расходы и обеспечить прозрачность операций.
В действительности большинство налоговых рисков возникают не из-за неверных данных, а из-за неполной или недостаточно юридически действительной документации. Поэтому предприятиям следует периодически пересматривать процесс сбора, классификации, проверки и хранения оригиналов документов, а не ждать периода налоговых расчетов, чтобы заняться этими вопросами.
Если ваш бизнес испытывает трудности со стандартизацией документации, внедрением процессов внутреннего контроля или подготовкой бухгалтерской и налоговой отчетности в соответствии с Циркуляром 99/2025/TT-BTC, консультация с MAN – Master Accountant Network, командой опытных главных бухгалтеров и налоговых экспертов, значительно сэкономит вам время, средства и юридические риски. Своевременная проверка поможет вашему бизнесу избежать серьезных последствий в будущем.
Контактная информация MAN – Сеть ведущих бухгалтеров
- Адрес: № 19А, улица 43, район Тан Туан, Хошимин
- Мобильный/Зало: 0903 963 163 – 0903 428 622
- Электронная почта: man@man.net.vn
Производство контента: Г-н Ле Хоанг Туен – Основатель и генеральный директор MAN – Master Accountant Network, вьетнамский аудитор CPA с более чем 30-летним опытом работы в сфере бухгалтерского учета, аудита и финансового консалтинга.
