Trong bối cảnh chính sách thuế giá trị gia tăng (GTGT) có nhiều sự thay đổi giữa các giai đoạn 2025 và 2026, việc xử lý hóa đơn hoàn trả hàng hóa (trả lại hàng) đang trở thành bài toán gây nhiều lúng túng cho cộng đồng kế toán. Việc áp dụng sai thuế suất không chỉ dẫn đến sai lệch sổ sách mà còn tiềm ẩn rủi ro bị xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn.
Bài viết này sẽ làm rõ quy định mới nhất tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Nghị quyết 204/2025/QH15 để giúp doanh nghiệp thực hiện đúng nghiệp vụ này trong năm 2026.
Cơ sở pháp lý trọng tâm
Bước sang năm 2026, các quy định về thuế GTGT và hóa đơn được vận hành dựa trên hai văn bản pháp lý then chốt:
Nghị quyết số 204/2025/QH15
Nghị quyết 204/2025/QH15 có hiệu lực thi hành từ ngày 01/7/2025 đến hết ngày 31/12/2026. Nghị quyết làm rõ phạm vi áp dụng cụ thể như sau:
“Giảm 2% thuế suất thuế giá trị gia tăng, áp dụng đối với các nhóm hàng hóa, dịch vụ quy định tại khoản 3 Điều 9 của Luật Thuế giá trị gia tăng số 48/2024/QH15 (còn 8%), trừ một số nhóm hàng hóa, dịch vụ sau: viễn thông, hoạt động tài chính, ngân hàng, chứng khoán, bảo hiểm, kinh doanh bất động sản, sản phẩm kim loại, sản phẩm khai khoáng (trừ than), sản phẩm hàng hóa và dịch vụ chịu thuế tiêu thụ đặc biệt (trừ xăng).”
Đây là văn bản tiếp nối chính sách hỗ trợ nền kinh tế, cho phép tiếp tục giảm thuế GTGT từ 10% xuống 8% đối với một số nhóm hàng hóa, dịch vụ nhất định trong năm 2026.
Nghị định 70/2025/NĐ-CP
Đây là văn bản sửa đổi, bổ sung Khoản 1 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Điểm mới của Nghị định này đã giải quyết dứt điểm các tranh cãi về việc áp dụng thuế suất đối với hàng hóa trả lại.
“Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua (bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa) và các trường hợp lập hóa đơn theo quy định tại Điều 19 Nghị định này. Hóa đơn phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định này. Trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử phải theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế theo quy định tại Điều 12 Nghị định này.”
Sự kết hợp giữa một văn bản quy định về mức thuế (Nghị quyết 204) và một văn bản quy định về cách lập hóa đơn (Nghị định 70) tạo thành khung pháp lý hoàn chỉnh mà kế toán phải tuân thủ tuyệt đối.
Quy định mới: Trả hàng năm 2026 ghi theo thuế suất nào?
Vấn đề thường gặp nhất là: Hàng mua vào thời điểm thuế suất 10% nhưng trả lại vào thời điểm đang được giảm thuế còn 8% (hoặc ngược lại) thì ghi hóa đơn thế nào?
Căn cứ theo Điểm a Khoản 3 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, quy tắc vàng được xác lập như sau:
“Trường hợp hàng hóa đã mua được trả lại một phần hoặc toàn bộ do không đúng quy cách, chất lượng thì người bán lập hóa đơn hoàn trả hàng hóa… Thuế suất trên hóa đơn hoàn trả hàng phải được ghi theo thuế suất tại thời điểm xác lập hóa đơn khi mua hàng hóa đó.”
Tại sao lại quy định như vậy?
Xét về bản chất kinh tế, việc trả lại hàng là một giao dịch “đảo ngược” của giao dịch mua bán ban đầu.
- Tính đối xứng: Khi mua hàng, bên mua đã kê khai khấu trừ thuế đầu vào (ví dụ 10%). Khi trả lại hàng, mục tiêu là hoàn trả đúng số tiền thuế đã được khấu trừ đó cho Ngân sách Nhà nước.
- Tránh trục lợi: Nếu cho phép ghi theo thuế suất hiện hành (ví dụ 8% khi thuế đang giảm), sẽ xảy ra tình trạng doanh nghiệp được hưởng lợi bất chính từ phần chênh lệch thuế suất 2%, gây thất thoát ngân sách hoặc làm sai lệch bản chất của nghiệp vụ hoàn trả.
Ví dụ minh họa thực tế
Để hiểu rõ hơn, chúng ta hãy xem xét tình huống thực tế áp dụng Nghị quyết 204/2025/QH15:
Giả sử tình huống: Vào tháng 11/2025, Công ty X (bên bán) xuất hóa đơn bán cho Công ty Y (bên mua) lô hàng linh kiện điện tử trị giá 500.000.000 VNĐ, thuế suất GTGT lúc đó là 10% (tiền thuế 50.000.000 VNĐ).
Đến tháng 2/2026, do lỗi kỹ thuật, Công ty Y trả lại toàn bộ lô hàng. Lúc này, theo Nghị quyết 204/2025/QH15, mặt hàng này đang được hưởng thuế suất ưu đãi là 8%.
Dưới đây MAN – Master Accountant Network phân tích 2 hướng xử lý, cụ thể như sau:
- Cách làm sai: Công ty X lập hóa đơn trả hàng với thuế suất 8%. Điều này dẫn đến việc bên mua chỉ hoàn lại 40.000.000 VNĐ tiền thuế, trong khi trước đó đã khấu trừ 50.000.000 VNĐ.
- Cách làm đúng (Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP): Công ty X phải lập hóa đơn hoàn trả hàng ghi rõ mức thuế suất là 10%. Số tiền thuế điều chỉnh giảm phải khớp đúng với hóa đơn đã lập vào tháng 11/2025.
Quy trình xử lý hóa đơn hoàn trả hàng chuẩn năm 2026
Để đảm bảo tính minh bạch và chuẩn xác, kế toán cần thực hiện theo quy trình 3 bước sau:
Bước 1 – Đối soát và xác minh hóa đơn gốc
Trước khi lập hóa đơn trả hàng, kế toán phải truy xuất lại hóa đơn điện tử đã lập khi bán hàng.
- Kiểm tra số hóa đơn, ký hiệu, ngày lập.
- Xác định chính xác mức thuế suất đã áp dụng tại thời điểm đó.
- Kiểm tra trạng thái hóa đơn trên hệ thống của Tổng cục Thuế để đảm bảo hóa đơn gốc là hợp lệ.
Bước 2 – Lập văn bản thỏa thuận trả hàng (Biên bản trả hàng)
Mặc dù quy định hiện hành đã thoáng hơn về mặt hình thức, nhưng để phục vụ công tác thanh kiểm tra sau này, hai bên nên ký kết Biên bản trả hàng (có chữ ký số). Nội dung biên bản cần thể hiện rõ:
- Lý do trả hàng (hàng lỗi, không đúng quy cách…).
- Liệt kê chi tiết danh mục, số lượng hàng trả lại.
- Giá trị chưa thuế và tiền thuế GTGT (phải tương ứng với thuế suất trên hóa đơn gốc).
Bước 3 – Thực hiện xuất hóa đơn trên phần mềm
Trên phần mềm hóa đơn điện tử, kế toán chọn nghiệp vụ “Hóa đơn trả lại hàng” (hoặc Hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế tùy theo cấu hình phần mềm):
- Nội dung: Ghi rõ “Hoàn trả hàng hóa theo hóa đơn số… ký hiệu… ngày…”.
- Thuế suất: Chọn mức thuế suất của hóa đơn gốc (hệ thống phần mềm năm 2026 thường cho phép chọn thủ công các mức 5%, 8%, 10% hoặc thuế suất khác để phục vụ mục đích hoàn trả).
Các sai sót và rủi ro pháp lý cần tránh
Trong quá trình tư vấn và hỗ trợ doanh nghiệp, chúng tôi nhận thấy các lỗi phổ biến sau:
- Nhầm lẫn giữa “Hóa đơn điều chỉnh” và “Hóa đơn trả hàng”: Theo Nghị định 70, hàng trả lại cần lập hóa đơn để “điều chỉnh giảm hoặc thay thế”. Tuy nhiên, nhiều kế toán vẫn nhầm lẫn với việc điều chỉnh sai sót thông thường.
- Áp dụng sai thuế suất do mặc định phần mềm: Một số phần mềm kế toán tự động gán thuế suất hiện hành (8%) cho mọi hóa đơn lập trong năm 2026. Nếu kế toán không kiểm tra lại, việc xuất hóa đơn 8% cho hàng mua lúc 10% là sai quy định.
- Bỏ sót việc điều chỉnh tờ khai thuế: Sau khi xuất hóa đơn trả hàng, cả bên bán và bên mua phải thực hiện kê khai điều chỉnh doanh thu và thuế GTGT trên tờ khai 01/GTGT của kỳ phát sinh hóa đơn trả hàng.
Rủi ro: Nếu bị phát hiện áp dụng sai thuế suất khi trả hàng, doanh nghiệp có thể bị phạt từ 2.000.000 VNĐ đến 8.000.000 VNĐ cho hành vi lập hóa đơn không đúng quy định, đồng thời bị truy thu thuế và tính tiền chậm nộp.
Việc ghi thuế suất trên hóa đơn hoàn trả hàng theo thuế suất của hóa đơn xuất bán ban đầu là quy định bắt buộc, được cụ thể hóa tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Đây là điểm tựa pháp lý giúp doanh nghiệp thực hiện đúng bản chất của nghiệp vụ kế toán, đảm bảo quyền lợi khấu trừ thuế và tránh các rủi ro pháp lý không đáng có.
Thông tin liên hệ MAN – Master Accountant Network
- Địa chỉ: Số 19A, đường 43, phường Tân Thuận, TP. Hồ Chí Minh
- Mobile/Zalo: 0903 963 163 – 0903 428 622
- Email: man@man.net.vn
Phụ trách sản xuất nội dung bởi: Ông Lê Hoàng Tuyên – Sáng lập viên (Founder) & CEO MAN – Master Accountant Network, Kiểm toán viên CPA Việt Nam với hơn 30 năm kinh nghiệm trong ngành Kế toán, Kiểm toán và Tư vấn Tài chính.
Nguồn tham khảo:
- Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
- Nghị quyết số 204/2025/QH15 của Quốc hội.
- Bài viết Luật Việt Nam
