5 thay đổi quan trọng khi điều chỉnh hóa đơn điện tử vừa được quy định cụ thể tại Thông tư 91/2026/TT-BTC (hiệu lực từ 01/7/2026), buộc kế toán doanh nghiệp phải rà soát lại toàn bộ quy trình xử lý hóa đơn sai sót đang áp dụng theo Постановление 123/2020/ND-CP. Từ việc mở rộng trường hợp chỉ cần lập Mẫu 04/SS-HĐĐT, siết điều kiện gộp hóa đơn sai, đến việc miễn văn bản thỏa thuận cho giao dịch trên sàn thương mại điện tử và bắt buộc lập hóa đơn thay thế với hóa đơn từ máy tính tiền, mỗi thay đổi đều tác động trực tiếp đến nghiệp vụ hàng ngày. Bài viết phân tích chi tiết từng điểm mới, đối chiếu song song với quy định cũ, dựa trên căn cứ pháp lý cập nhật mới nhất, giúp kế toán áp dụng đúng ngay từ lần xử lý sai sót đầu tiên.
Vì sao cần nắm rõ 5 thay đổi quan trọng khi điều chỉnh hóa đơn điện tử năm 2026?
Thông tư 91/2026/TT-BTC được ban hành nhằm hướng dẫn thi hành Luật Quản lý thuế 2025, đồng thời cụ thể hóa các nội dung xuất hóa đơn theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP về hóa đơn điện tử và chứng từ điện tử. Đây là văn bản thay thế cho cách tiếp cận trước đây tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, vốn đã tồn tại nhiều năm và từng được sửa đổi một lần bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP.
Về phạm vi áp dụng, quy định mới tác động trực tiếp đến các tổ chức kinh tế, doanh nghiệp, tổ chức khác, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh đang sử dụng hóa đơn điện tử trong hoạt động mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, tức gần như toàn bộ chủ thể kinh doanh hiện nay.
Điểm đáng chú ý là những thay đổi lần này không chỉ mang tính kỹ thuật soạn thảo văn bản, mà thực sự ảnh hưởng đến quy trình nghiệp vụ của phòng kế toán , từ việc xác định khi nào chỉ cần lập biên bản mà không cần lập lại hóa đơn, đến việc xác định khi nào bắt buộc phải có văn bản thỏa thuận với người mua. Chính vì vậy, việc hiểu rõ và áp dụng đúng 5 thay đổi quan trọng khi điều chỉnh hóa đơn điện tử không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật, mà còn tiết kiệm đáng kể thời gian xử lý sai sót trong thực tế.
Để dễ hình dung, phần dưới đây sẽ đi vào phân tích chi tiết từng thay đổi, có đối chiếu song song với quy định cũ tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Mở rộng trường hợp chỉ cần lập Mẫu số 04/SS-HĐĐT, không phải lập lại hóa đơn
Theo Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (đã được sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP), trường hợp người bán chỉ cần lập Mẫu số 04/SS-HĐĐT thông báo hóa đơn điện tử có sai sót, mà không phải lập lại hóa đơn chỉ giới hạn ở tình huống hóa đơn sai về tên, địa chỉ của người mua, trong khi các nội dung khác trên hóa đơn (mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế…) vẫn chính xác.
Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC đã mở rộng đáng kể phạm vi áp dụng của trường hợp này. Cụ thể, ngoài sai sót về tên, địa chỉ người mua, quy định mới còn bổ sung thêm trường hợp hóa đơn sai về số tiền bằng chữ hoặc các nội dung khác, miễn là không sai vào một trong các nội dung mang tính trọng yếu sau:
- Mã số thuế;
- Số tiền ghi trên hóa đơn;
- Thuế suất;
- Tiền thuế;
- Nội dung hàng hóa, dịch vụ.
Nói cách khác, phạm vi các sai sót nhẹ chỉ cần lập biên bản hoặc thông báo mà không phải lập hóa đơn điều chỉnh hay thay thế đã được nới rộng hơn so với trước. Đây là một trong 5 thay đổi quan trọng khi điều chỉnh hóa đơn điện tử mà kế toán cần lưu ý đầu tiên, vì sẽ giúp giảm bớt khối lượng công việc lập lại hóa đơn trong nhiều tình huống thực tế trước đây vẫn phải xử lý phức tạp hơn.
Lưu ý kế toán: Khi rà soát hóa đơn sai sót, kế toán cần đối chiếu kỹ nội dung sai với 5 tiêu chí trọng yếu nêu trên. Nếu sai sót không rơi vào các nội dung này, doanh nghiệp có thể áp dụng quy trình đơn giản hơn, chỉ cần lập Mẫu số 04/SS-HĐĐT, thay vì phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế như trước đây.
Xác định rõ các trường hợp bắt buộc lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế
Song song với việc mở rộng trường hợp chỉ cần lập biên bản, Thông tư 91/2026/TT-BTC cũng quy định rõ ràng hơn các trường hợp bắt buộc phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế. Theo điểm b khoản 1 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, trường hợp hóa đơn điện tử đã lập sai các nội dung sau đây thì người bán buộc phải xử lý bằng hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế:
- Mã số thuế;
- Tên hàng hóa; hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng;
- Số tiền ghi trên hóa đơn;
- Thuế suất;
- Tiền thuế;
- Hoặc các nội dung bắt buộc khác (trừ các trường hợp đã nêu tại điểm a, tức các trường hợp chỉ cần lập Mẫu 04/SS-HĐĐT).
Quyền lựa chọn giữa hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế
Một điểm cần lưu ý là người bán được quyền chủ động lựa chọn giữa hai phương án:
- Lập hóa đơn điều chỉnh (giữ nguyên hóa đơn gốc, chỉ điều chỉnh phần sai)
- Hoặc lập hóa đơn thay thế (hủy hiệu lực hóa đơn gốc, phát hành hóa đơn mới thay thế toàn bộ).
Việc lựa chọn phương án nào phụ thuộc vào tính chất sai sót và thói quen quản trị nội bộ của từng doanh nghiệp.
So với Nghị định 123/2020/NĐ-CP, về bản chất nhóm nội dung trọng yếu bắt buộc lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế không thay đổi quá nhiều nhưng cách quy định tại Thông tư 91/2026/TT-BTC rõ ràng và logic hơn khi đặt trong mối tương quan trực tiếp với các trường hợp được miễn trừ. Đây chính là lý do tại sao khi nói đến 5 thay đổi quan trọng khi điều chỉnh hóa đơn điện tử, hai thay đổi đầu tiên thường cần được đọc và áp dụng song song với nhau.
Bổ sung điều kiện gộp nhiều hóa đơn sai vào một hóa đơn điều chỉnh, thay thế
Theo quy định trước đây, doanh nghiệp được phép gộp nhiều hóa đơn có sai sót trong cùng một tháng thành một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế duy nhất, với điều kiện các hóa đơn này lập sai cùng thông tin về: Người mua; Tên hàng hóa; Đơn giá; Thuế suất và cùng thuộc về một người mua.
Điều kiện mới bổ sung tại Thông tư 91/2026/TT-BTC
Thông tư 91/2026/TT-BTC bổ sung thêm một điều kiện: Ngoài các tiêu chí cũ, các hóa đơn muốn được gộp chung phải sai cùng thông tin về số lượng. Nói cách khác, điều kiện để áp dụng cơ chế gộp nhiều hóa đơn sai vào một hóa đơn điều chỉnh/thay thế đã chặt chẽ hơn trước.
Ý nghĩa đối với doanh nghiệp phát hành số lượng lớn hóa đơn
Với các doanh nghiệp có tần suất xuất hóa đơn lớn, ví dụ doanh nghiệp bán lẻ, phân phối, thương mại điện tử, việc siết chặt điều kiện gộp hóa đơn đòi hỏi bộ phận kế toán phải rà soát kỹ hơn trước khi áp dụng phương án gộp. Nếu các hóa đơn sai không đồng nhất về số lượng hàng hóa, doanh nghiệp buộc phải xử lý riêng lẻ từng hóa đơn thay vì gộp chung như trước, kéo theo khối lượng công việc và thời gian xử lý có thể tăng lên trong một số tình huống cụ thể.
Miễn lập văn bản thỏa thuận trong một số trường hợp cụ thể
Theo Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, trước khi điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn điện tử đã lập sai thuộc nhóm nội dung trọng yếu, nguyên tắc chung vẫn là:
- Nếu người mua là tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh: Người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận, ghi rõ nội dung sai sót.
- Nếu người mua là cá nhân: Người bán phải thông báo cho người mua, hoặc thông báo công khai trên website của người bán (nếu có).
Người bán có trách nhiệm lưu giữ văn bản thỏa thuận này tại đơn vị và xuất trình khi cơ quan thuế hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu kiểm tra.
Ba trường hợp được miễn trừ theo quy định mới
Điểm khác biệt lớn so với Nghị định 123/2020/NĐ-CP, vốn không quy định rõ các trường hợp miễn trừ là Thông tư 91/2026/TT-BTC đã bổ sung cụ thể ba trường hợp người bán không bắt buộc phải lập văn bản thỏa thuận, gồm:
- Trường hợp chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử theo Bảng tổng hợp.
- Trường hợp chuyển cơ sở dữ liệu thông tin chi tiết giao dịch phát sinh theo Bảng thông tin chi tiết.
- Hoạt động mua bán hàng hóa trên nền tảng thương mại điện tử, nền tảng số khác.
Đây là thay đổi có tính ứng dụng thực tiễn cao, đặc biệt với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thương mại điện tử hoặc có khối lượng giao dịch phát sinh lớn, thường xuyên phải truyền dữ liệu hóa đơn theo bảng tổng hợp. Việc được miễn lập văn bản thỏa thuận trong các trường hợp này giúp giảm đáng kể thủ tục hành chính nội bộ, đồng thời phù hợp hơn với đặc thù giao dịch số lượng lớn, tốc độ nhanh trên các nền tảng số.
Quy định riêng đối với hóa đơn từ máy tính tiền và tài sản phải đăng ký
Một trong những hạn chế của Nghị định 123/2020/NĐ-CP là chưa có quy định xử lý riêng đối với hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền khi phát sinh sai sót, cũng như đối với các giao dịch liên quan đến tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng. Điều này từng khiến không ít doanh nghiệp bán lẻ, đặc biệt là các đơn vị sử dụng máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế, lúng túng khi xử lý hóa đơn sai.
Yêu cầu mới tại Thông tư 91/2026/TT-BTC
Thông tư 91/2026/TT-BTC đã bổ sung quy định cụ thể:
Đối với hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền và hóa đơn liên quan đến tài sản phải đăng ký, nếu phát hiện sai sót, người bán phải lập hóa đơn thay thế.
Việc bổ sung quy định riêng này giúp lấp đầy khoảng trống pháp lý tồn tại nhiều năm, đồng thời tạo sự thống nhất trong xử lý sai sót đối với nhóm hóa đơn đặc thù, vốn gắn liền với dữ liệu bán lẻ trực tiếp và tài sản có giá trị cần quản lý chặt chẽ về mặt đăng ký quyền sở hữu.
См. также: Điểm mới Thông tư 91/2026/NĐ-CP.
Bảng tổng hợp so sánh 5 thay đổi quan trọng khi điều chỉnh hóa đơn điện tử so với quy định cũ
Để tiện đối chiếu và tra cứu nhanh, dưới đây là bảng tổng hợp toàn bộ 5 thay đổi quan trọng khi điều chỉnh hóa đơn điện tử theo Thông tư 91/2026/TT-BTC, so sánh song song với quy định tương ứng tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP (đã sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP).
| Критерии | Nghị định 123/2020 | Thông tư 91/2026 |
| Trường hợp chỉ lập Mẫu 04/SS-HĐĐT | Chỉ áp dụng khi sai tên, địa chỉ người mua | Bổ sung thêm trường hợp sai số tiền bằng chữ hoặc nội dung khác, miễn không sai 5 nội dung trọng yếu |
| Trường hợp bắt buộc lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế | Sai mã số thuế, tên hàng hóa, số tiền, thuế suất, tiền thuế… | Quy định rõ, đặt trong tương quan với các trường hợp được miễn trừ |
| Điều kiện gộp nhiều hóa đơn sai | Sai cùng thông tin người mua, tên hàng, đơn giá, thuế suất | Bổ sung thêm điều kiện phải sai cùng thông tin về số lượng |
| Yêu cầu văn bản thỏa thuận | Bắt buộc với tổ chức, doanh nghiệp; không nêu miễn trừ | Bổ sung 03 trường hợp không bắt buộc lập văn bản thỏa thuận |
| Hóa đơn từ máy tính tiền, tài sản phải đăng ký | Không có quy định xử lý riêng | Bắt buộc lập hóa đơn thay thế nếu có sai sót |
Nhìn tổng thể, có thể thấy 5 thay đổi quan trọng khi điều chỉnh hóa đơn điện tử tại Thông tư 91/2026/TT-BTC là sự điều chỉnh có chọn lọc như mở rộng phạm vi áp dụng ở những trường hợp sai sót không ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế, đồng thời siết chặt hơn ở những khâu có nguy cơ bị lợi dụng hoặc thiếu cơ sở kiểm soát. Vì vậy, doanh nghiệp không nên áp dụng máy móc một quy tắc chung cho mọi tình huống, mà cần đối chiếu cụ thể từng trường hợp phát sinh với bảng so sánh trên trước khi quyết định phương án xử lý phù hợp.
Những lưu ý khi áp dụng quy định điều chỉnh hóa đơn điện tử từ 01/7/2026
Với hàng loạt thay đổi nêu trên, doanh nghiệp và kế toán viên nên chủ động rà soát lại quy trình nội bộ về xử lý hóa đơn sai sót, thay vì tiếp tục áp dụng máy móc theo thói quen cũ từ Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Một số điểm cần đặc biệt lưu tâm:
- Cập nhật và phân loại sai sai sót theo đúng 5 nội dung trọng yếu quy định tại Thông tư 91/2026/TT-BTC, tránh nhầm lẫn giữa trường hợp chỉ cần lập biên bản với trường hợp bắt buộc lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế.
- Rà soát lại quy trình gộp hóa đơn sai hàng tháng, bổ sung tiêu chí đối chiếu về số lượng trước khi thực hiện gộp.
- Xác định rõ các giao dịch thuộc diện được miễn lập văn bản thỏa thuận để tránh phát sinh thủ tục không cần thiết.
- Với các đơn vị sử dụng máy tính tiền có kết nối dữ liệu đến cơ quan thuế, cần lưu ý nguyên tắc bắt buộc lập hóa đơn thay thế khi phát hiện sai sót, không áp dụng phương án điều chỉnh như hóa đơn thông thường.
- Cập nhật phần mềm hóa đơn điện tử đang sử dụng để đảm bảo tương thích với các mẫu biểu mới, đặc biệt là Mẫu số 04/SS-HĐĐT theo phạm vi áp dụng đã được mở rộng.
Trên thực tế, không phải doanh nghiệp nào cũng có đủ nhân sự để cập nhật kịp thời từng thay đổi trong quy định về hóa đơn điện tử. Với những đơn vị chưa có bộ phận kế toán chuyên trách hoặc muốn giảm tải rủi ro sai sót, việc sử dụng полное бухгалтерское обслуживание là một phương án đáng cân nhắc, giúp toàn bộ quy trình xử lý hóa đơn, chứng từ được thực hiện đúng quy định ngay từ đầu.
Ngoài các nội dung về điều chỉnh hóa đơn sai sót, Thông tư 91/2026/TT-BTC (Điều 11) còn quy định về việc chuyển đổi áp dụng hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế từ 01/7/2026. Theo đó, người nộp thuế đang sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế, nếu có nhu cầu, có thể chuyển đổi sang hóa đơn điện tử có mã theo quy định tại Điều 6 Thông tư này.
Điểm đáng chú ý: Người nộp thuế thuộc diện được xác định là rủi ro cao về thuế theo Thông tư 94/2026/TT-BTC và được cơ quan thuế thông báo theo Mẫu số 01/TB-KTT sẽ phải bắt buộc chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận thông báo.
Trường hợp cần được tư vấn trực tiếp theo từng tình huống phát sinh, doanh nghiệp có thể нанять бухгалтерские услуги để được hỗ trợ xử lý đúng quy trình, hạn chế tối đa rủi ro và sai sót.
Заключить
5 thay đổi quan trọng khi điều chỉnh hóa đơn điện tử theo Thông tư 91/2026/TT-BTC, từ mở rộng trường hợp lập Mẫu 04/SS-HĐĐT, siết điều kiện gộp hóa đơn sai, bổ sung trường hợp miễn văn bản thỏa thuận, đến quy định riêng bắt buộc lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn từ máy tính tiền, đều là những nội dung kế toán cần nắm chắc để tránh xử lý sai quy trình, dẫn đến rủi ro bị truy thu hoặc xử phạt không đáng có.
Quy định thuế và hóa đơn điện tử vẫn đang tiếp tục được hoàn thiện qua các văn bản hướng dẫn tiếp theo, trong đó có Thông tư 94/2026/TT-BTC về tiêu chí rủi ro cao về thuế. Vì vậy, thay vì chờ đến khi phát sinh sai sót mới tra cứu, doanh nghiệp nên chủ động rà soát lại quy trình nội bộ ngay từ bây giờ. Nếu cần cập nhật, tư vấn thêm các quy định liên quan đến hóa đơn điện tử, đừng ngần ngại liên hệ MAN – Master Accountant Network để được hỗ trợ kịp thời.
Контактная информация MAN – Сеть ведущих бухгалтеров
- Адрес: Số 19A, Đường 43, Phường Tân Thuận, TP. Hồ Chí Minh
- Мобильный/Zalo: 0903 963 163 – 0903 428 622
- Электронная почта: man@man.net.vn
- Google Business Profile: Xem Google Business Profile của MAN – Master Accountant Network
- LinkedIn Founder: Xem hồ sơ LinkedIn của chuyên gia Lê Hoàng Tuyên
Phụ trách sản xuất và kiểm duyệt nội dung chuyên môn bởi: Ông Lê Hoàng Tuyên – Sáng lập viên (Founder) & CEO MAN – Master Accountant Network. Ông là Kiểm toán viên CPA Việt Nam với hơn 30 năm kinh nghiệm sâu sắc trong lĩnh vực Kế toán, Kiểm toán, Thuế và Tư vấn Pháp lý doanh nghiệp.
Câu hỏi thường gặp về 5 thay đổi quan trọng khi điều chỉnh hóa đơn điện tử
Trường hợp nào chỉ cần lập Mẫu 04/SS-HĐĐT mà không phải lập lại hóa đơn?
Áp dụng khi hóa đơn sai về tên, địa chỉ người mua, hoặc sai số tiền bằng chữ và các nội dung khác, với điều kiện không sai về mã số thuế, số tiền ghi trên hóa đơn, thuế suất, tiền thuế và nội dung hàng hóa dịch vụ.
Khi nào bắt buộc phải lập văn bản thỏa thuận khi điều chỉnh hóa đơn sai sót?
Khi hóa đơn sai thuộc nhóm nội dung trọng yếu và người mua là tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh, trừ ba trường hợp được miễn trừ theo Thông tư 91/2026/TT-BTC.
Hóa đơn từ máy tính tiền bị sai sót thì xử lý thế nào theo quy định mới?
Theo Thông tư 91/2026/TT-BTC, hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền và hóa đơn liên quan đến tài sản phải đăng ký, nếu có sai sót, bắt buộc phải lập hóa đơn thay thế.
Có được gộp nhiều hóa đơn sai vào một hóa đơn điều chỉnh không?
Có, nhưng phải đáp ứng điều kiện các hóa đơn sai cùng thông tin về người mua, tên hàng, đơn giá, thuế suất và số lượng (điều kiện về số lượng là điểm bổ sung mới so với quy định cũ).
Hóa đơn điện tử sai mã số thuế của người mua thì xử lý thế nào?
Sai mã số thuế thuộc nhóm nội dung được xác định là sai sót trọng yếu theo Thông tư 91/2026/TT-BTC. Do đó, người bán không được áp dụng phương án lập Mẫu số 04/SS-HĐĐT đơn thuần, mà bắt buộc phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế theo đúng quy trình tại Điều 10 của Thông tư.
Nhiều hóa đơn sai của cùng một khách hàng có bắt buộc phải lập riêng từng hóa đơn điều chỉnh không?
Không bắt buộc nhưng chỉ được gộp chung vào một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế nếu các hóa đơn sai đó trùng khớp về thông tin người mua, tên hàng, đơn giá, thuế suất và số lượng. Đây là điểm mới bổ sung tại Thông tư 91/2026/TT-BTC so với quy định cũ. Nếu không đáp ứng đủ các tiêu chí này, doanh nghiệp vẫn phải xử lý riêng lẻ từng hóa đơn.
